Una cámara de documentos, a pesar de su nombre, no sirve únicamente para fotografiar documentos. Una de sus principales características es que es digital, aunque cuando se desarrolló por primera vez a fines de la década de 1980, la salida de video analógica era estándar. Capaz de capturar imágenes de elementos tridimensionales y bidimensionales en tiempo real para su visualización o proyección, las imágenes de una cámara de documentos, que pueden ser fotografías o videos, también se pueden guardar en una computadora para su posterior consulta o uso. Una cámara de documentos también puede ser conocida como visualizador, visualizador, cámara de documentos digitales o presentador visual digital.
Solo por su apariencia, la cámara de documentos puede parecer tener cierto parecido con un retroproyector. Mientras que un retroproyector solo puede representar correctamente imágenes en transparencias y requiere que los documentos se cambien a este formato para poder visualizarlos, la cámara de documentos no tiene este requisito. En cambio, los documentos y objetos se pueden utilizar tal cual. Un tubo de ensayo que contenga moscas de la fruta o una pistola con una huella dactilar se puede mostrar tan fácilmente como un documento histórico o una pintura de acuarela, por ejemplo.
Los usos de una cámara de documentos incluyen la sala de audiencias del siglo XXI. La cámara de documentos es un elemento importante de la tecnología de la sala de audiencias, y las imágenes se muestran a todos en una pantalla de proyección, o se proporcionan paneles de pantalla plana LCD a cada miembro del jurado para que inspeccione los artículos de cerca. Se ha descubierto que el uso de tecnología de sala de audiencias como esta hace que los casos judiciales puedan manejarse de manera más eficiente. Las cámaras de documentos también se utilizan en la educación de la misma manera que lo había sido el retroproyector, para ayudar a que todos en una sala de conferencias o en el aula puedan ver pequeños elementos de forma clara y simultánea. La educación a distancia también se ha beneficiado de la cámara de documentos, al igual que los empresarios que pueden utilizarla para presentaciones comerciales en las que los elementos tridimensionales, así como los documentos, son importantes para compartir con un gran número y en tiempo real.
Al menos algunas cámaras de documentos son compatibles con pizarras, pantallas táctiles interactivas que permiten anotar una imagen proyectada. Esto beneficia a los usuarios en todos los lugares mencionados. Un maestro puede agregar las observaciones de los estudiantes a una imagen; un testigo experto en la sala de un tribunal puede identificar las características más destacadas de una prueba; el especialista en marketing puede centrar la atención en los aspectos clave de la presentación de un producto. El hecho de que las cámaras de documentos puedan mostrar eventos que se desarrollan en tiempo real también facilita las demostraciones en las conferencias de eventos muy finos o pequeños que de otro modo no serían visibles, incluidos, por ejemplo, los cambios que ocurren en una reacción química o una demostración de caligrafía japonesa. Además, si hay capacidad de zoom, la cámara de documentos puede funcionar como un microscopio.