Las conferencias de escritorio se refieren a las videoconferencias realizadas desde una computadora personal (PC). La videoconferencia se refiere a comunicarse con otra persona mediante transmisiones de audio y video que permiten a los participantes de la conferencia ver y escuchar a otros participantes. Esta tecnología se utiliza en departamentos gubernamentales, escuelas y empresas privadas para facilitar la programación de reuniones con personas que no podrían asistir físicamente. Las conferencias de escritorio pueden involucrar a un grupo de personas que realizan una conferencia utilizando computadoras de escritorio para comunicarse con empleados externos, o puede ser tan pequeña como una conferencia entre dos asociados, cada uno en una PC separada. El hardware y el software que un usuario necesita para iniciar una conferencia de escritorio es básico y, por lo general, solo requiere una cámara web, un micrófono y un programa de videoconferencia gratuito o económico.
El acto de tener una videoconferencia a través de Internet se denomina conferencia web, que puede referirse a conferencias de escritorio o videoconferencias a través de Internet en una sala de conferencias. El software disponible para conferencias de escritorio abarca desde programas básicos gratuitos hasta programas de videoconferencia más costosos diseñados especialmente para empresas. Los programas de videoconferencia para empresas a menudo utilizan hardware de audio y video de alta calidad que el software gratuito para conferencias con cámara web. Los programas de software que se pueden utilizar para conferencias de escritorio incluyen Skype®, WebEX®, iVisit® y Google Voice and Video chat®.
Las conferencias web pueden ser convenientes porque permiten a las personas que se encuentran en ubicaciones geográficas muy diferentes hacer contacto de video y sonido entre sí. Uno de los beneficios de las conferencias de escritorio es que ofrece al usuario de PC una forma económica de tener una conversación cara a cara con amigos, familiares o socios comerciales, que puede ser más personal que el teléfono. Las conferencias de escritorio también permiten el uso de ayudas visuales y gestos para comunicarse. Un inconveniente de las videoconferencias de escritorio es que los problemas técnicos, incluidos los problemas de conexión a Internet y las fallas de la computadora, pueden interrumpir el flujo de la videoconferencia. El uso de una conexión a Internet por cable en lugar de una conexión inalámbrica puede ayudar a aliviar algunos de los problemas de conexión asociados con las videoconferencias.
La videoconferencia en una PC generalmente se centra en el uso de una cámara web. Una cámara web es una cámara de video que se conecta a una computadora, generalmente mediante un conector USB. Las cámaras web a menudo están equipadas con micrófonos incorporados, pero algunos usuarios encuentran que un micrófono conectado a la cámara limita demasiado el movimiento y la calidad del sonido. Un usuario de conferencias de escritorio también debe tener una conexión al servicio de videoconferencias que desea utilizar. En la mayoría de los casos, todos los participantes de la conferencia web deben tener el mismo software de videoconferencia que el resto del grupo.