La gestión de casos legales se refiere a los procesos, tecnologías y métodos utilizados para gestionar un litigio y no litigio de principio a fin. Los componentes principales de un sistema de gestión de casos legales son la recopilación de datos, los contactos y el almacenamiento de documentos relacionados con el caso. También incluye las tareas administrativas, así como las tareas legales que deben realizarse para completar los asuntos legales. Las corporaciones, los propietarios de pequeñas empresas y otras organizaciones invierten en personas y tecnología para supervisar el flujo de documentos y los plazos asociados con el manejo de asuntos legales. La gestión de casos también incluye el almacenamiento de archivos de casos y documentos diversos, ya sea en el sitio, en el software instalado en el escritorio o mediante un servicio web.
Muchas demandas consisten en numerosos documentos que se presentan al tribunal; compartido con partes contrarias, peritos y testigos; y utilizado por los abogados para prepararse para los casos. Algunos de estos documentos incluyen mociones, transcripciones de juicios y pruebas. Cuando se presenta un caso, a menudo también se desencadena una serie de plazos que todas las partes deben cumplir hasta que se tome una decisión final y el tribunal emita un fallo. La gestión eficaz de la práctica jurídica a menudo requiere un sistema de gestión de casos legales para cumplir con los plazos, así como para almacenar y retener los documentos relevantes. Las leyes estatales también pueden requerir que los documentos y registros del caso se mantengan durante un cierto período de tiempo antes de que puedan ser destruidos.
Las empresas con departamentos legales también utilizan software y sistemas de gestión de casos legales para mantener y administrar los casos. Algunas empresas contratan empleados para gestionar casos sin el uso de software o además de utilizarlo. Por ejemplo, las compañías de seguros lo utilizan para realizar un seguimiento de las reclamaciones enviadas y gestionar los documentos de soporte y las aplicaciones relacionadas con las reclamaciones, y a menudo necesitan la ayuda de las personas para introducir datos en el software de gestión de casos. Las corporaciones utilizan la gestión de casos legales para organizar documentos internos y externos relacionados con sus actividades comerciales. Estos documentos pueden incluir estatutos corporativos, artículos de incorporación y documentos de archivo corporativo anual.
Los tribunales también utilizan sistemas de gestión de casos legales para gestionar los casos judiciales. Algunos tribunales utilizan sistemas de gestión de casos digitales para recopilar y almacenar información, archivos y datos del caso para cada caso presentado ante el tribunal. Es una forma en que los tribunales pueden hacer que los datos judiciales estén disponibles en línea, a excepción de los registros que deben mantenerse confidenciales debido al tipo de caso o la naturaleza de los documentos.