El ciclo de gestión del conocimiento describe la forma en que el conocimiento se captura, procesa y distribuye en una organización. El conocimiento puede ser capturado de fuentes que lo crean dentro de la empresa o de fuentes externas. Este conocimiento se procesa dentro de la organización y se distribuye a las personas o departamentos relevantes que necesitan usarlo. El ciclo se completa con comentarios que sirven para actualizar el conocimiento almacenado dentro de la organización.
La captura de conocimiento que surge dentro de una organización requiere una visión general de los puntos en los que se está creando conocimiento. El conocimiento puede surgir en un departamento de investigación, a partir de revisiones o auditorías de sistemas y procesos, a partir de la experiencia de ventas y marketing o mediante comentarios de los clientes o innovación abierta. El conocimiento también puede surgir de fuentes externas tales como nuevos productos y procesos comprados a proveedores, informes compilados por consultores, revistas especializadas, conferencias y seminarios.
El conocimiento debe ser capturado por los sistemas de software apropiados u otros sistemas de informes, o reunidos por personal designado. La captura de conocimiento relevante a medida que surge en una organización es a menudo uno de los puntos débiles del ciclo de gestión del conocimiento. El trabajo realizado para clientes o clientes puede archivarse y archivarse sin pensar en su relevancia para proyectos futuros. El archivo apropiado de conocimientos útiles normalmente no es la primera prioridad del personal que trabaja bajo presión para satisfacer las necesidades de los clientes dentro de un plazo estricto. En cambio, la captura de conocimiento y la recopilación de información generalmente deben ser alentados por el personal designado de gestión del conocimiento.
La siguiente etapa en el ciclo de gestión del conocimiento implica el procesamiento y distribución de información a los puntos donde se necesita. En algunos casos, el personal dedicado a una tarea particular puede acceder al archivo relevante y beneficiarse del conocimiento almacenado dentro de la organización. La distribución del conocimiento también debe ser impulsada por personal, como un administrador de conocimiento que esté al tanto de las actividades dentro de la organización y pueda dirigir la información relevante a las actividades donde sea útil en el momento en que se requiera.
Como resultado de los comentarios, el archivo de conocimiento se actualiza y renueva. La retroalimentación y la experiencia de un producto o proceso pueden conducir a modificaciones en el diseño o la producción. Los métodos y técnicas de comercialización pueden modificarse a medida que la organización considera las estadísticas de ventas y los resultados de la investigación de mercado. A través del ciclo de gestión del conocimiento, las innovaciones tecnológicas se desarrollan a través de la investigación o la innovación abierta y los productos se modifican como resultado de la información externa de revistas y conferencias sobre tecnología competitiva.
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