Se utiliza un formulario de garantía en dos instancias diferentes. En un caso, es la forma que los fabricantes suministran a los consumidores que eligen aprovechar una garantía de producto. También se puede utilizar para finalizar un acuerdo financiero. En el primer caso, el consumidor debe completar y devolver este formulario para reemplazar o reparar su producto. El formulario generalmente solicita el nombre del consumidor, la dirección, el nombre del producto comprado y una descripción de la queja. El formulario de garantía generalmente brinda instrucciones sobre qué más debe incluir el consumidor junto con el formulario, generalmente un recibo original y un código UPC del paquete del producto.
Cuando el formulario es parte de una promoción publicitaria, el anunciante a menudo ofrece “devolución de dinero si no está satisfecho”. Aunque casi todos los fabricantes reembolsarán el dinero de un cliente debido a la insatisfacción con el producto, la promoción es un desafío que alienta a los consumidores a probar el producto porque no tienen nada que perder. El anunciante asume que la mayoría de los consumidores estarán lo suficientemente satisfechos con el producto que no solicitarán el reembolso, pero si desean que se les reembolse su dinero, se les envía a un formulario de garantía como medio para obtener el reembolso. Al tener un formulario estandarizado, los fabricantes pueden estar seguros de tener toda la información que necesitan del consumidor, en un formato familiar que permita a sus empleados acceder fácilmente a los datos del consumidor y procesar numerosos formularios en un corto período de tiempo.
La segunda instancia para la que se puede utilizar un formulario de garantía es poner un acuerdo financiero por escrito. Un prestatario puede firmar un formulario de garantía acordando pagarle a un prestamista, describiendo los términos bajo los cuales se pagará el préstamo. O bien, se le puede pedir al comprador de un servicio continuo que firme un formulario de garantía que indique que tiene los fondos para el servicio, o exactamente qué fuente financiará el servicio.
Este tipo de formulario de garantía requiere que el comprador enumere datos específicos como cuentas bancarias y los nombres e información de contacto de cualquier otra parte involucrada en la financiación. Tiene el doble propósito de obligar al comprador a pensar seriamente si tiene acceso a los fondos requeridos y ofrecer un grado de seguridad al proveedor del servicio de que el comprador no se verá obligado a detener el servicio repentinamente debido a falta de fondos.
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