Un libro mayor de cuentas por pagar es una lista de cuentas con información relacionada con el dinero adeudado a proveedores, proveedores y otras empresas. Las empresas utilizan este libro mayor para separar las obligaciones financieras a corto plazo de la parte principal de su libro mayor. Las empresas pueden tener varias cuentas financieras diferentes en su libro mayor de cuentas por pagar, dependiendo del tamaño de su negocio. Las compañías más grandes generalmente emplean empleados de contabilidad para administrar la información de sus cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar son un proceso muy cíclico en el sistema contable de la compañía. Los empleados de contabilidad a menudo deben examinar grandes cantidades de papeleo al administrar el libro mayor de cuentas por pagar. Los documentos de cuentas por pagar externas incluyen facturas de proveedores o proveedores, facturas mensuales y otros documentos que solicitan el pago de bienes o servicios. La información de estos documentos externos está contenida en el libro mayor de cuentas por pagar de la compañía. La mayoría de las empresas establecen fechas de vencimiento de pago para estos documentos externos. Los controladores y supervisores de contabilidad ejecutarán cronogramas del sistema de cuentas por pagar de la compañía para determinar qué facturas requieren actualmente el pago.
Las empresas también usan documentos internos para administrar la información de las cuentas por pagar. Las órdenes de compra son el documento interno más común relacionado con el sistema de cuentas por pagar de la compañía. Las órdenes de compra contienen información específica sobre compras autorizadas de bienes o servicios. Esta información está contenida en el libro mayor de cuentas por pagar de la compañía para que los empleados de contabilidad puedan relacionar las facturas de los proveedores con los pedidos de compra. Hacer coincidir las facturas de los proveedores con las órdenes de compra internas garantiza que la empresa tenga toda la documentación necesaria para comparar y revisar los artículos de cuentas por pagar. Las órdenes de compra también representan un control interno para igualar la cantidad de artículos recibidos, los montos en dólares para productos y otra información que coincida con la información previamente acordada.
El libro mayor general de la compañía generalmente incluirá un total agregado del libro mayor de cuentas por pagar de la compañía. La información en el libro mayor de la compañía se utiliza para crear los estados financieros de una compañía. En lugar de incluir grandes cantidades de información relacionada con las operaciones comerciales, las empresas utilizan sub-libros mayores (como las cuentas por pagar) para mantener información detallada fuera del libro mayor. Las empresas prepararán estados financieros al final de cada período contable en función de la información contenida en el libro mayor.
La información de las cuentas por pagar se encuentra en el balance general de la compañía. Debido a que las cuentas por pagar son un pasivo de obligación financiera, la cuenta normalmente tendrá un saldo acreedor. Las cuentas con saldos crediticios en contabilidad se incluyen en la información de pasivos de la compañía en su balance general. Las cuentas por pagar son un pasivo a corto plazo y generalmente se incluirán en los pasivos corrientes de la compañía. Las partes interesadas comerciales externas a menudo comparan las obligaciones financieras a corto plazo de una empresa con los activos a corto plazo. Esta comparación ayudará a las partes interesadas a determinar si la compañía tiene suficiente dinero para que las cuentas por cobrar paguen sus cuentas por pagar.