Los documentos por cobrar son documentos que indican una promesa de pagar una deuda. El tenedor de un pagaré por cobrar lo registra como deuda vencida, de la misma manera que la empresa registra las cuentas pendientes como cuentas por cobrar. Por el contrario, un pagaré por pagar es una obligación de deuda y alguien que tenga un pagaré por pagar debe registrarlo como una deuda que debe pagarse. Los documentos por cobrar y los documentos por pagar reciben sus propios asientos en los libros de contabilidad para que las personas puedan realizar un seguimiento de sus finanzas.
Los términos de un préstamo pueden variar considerablemente. Como regla general, la deuda adeudada en un documento por cobrar incluye tanto el principio del préstamo como los intereses, que se devengan con el tiempo. Además, puede haber cargos asociados con el préstamo, como cargos por pagos atrasados, que se cobrarán si el préstamo no se paga de manera oportuna. La copia física del documento también proporcionará información sobre quién obtuvo el préstamo y para qué fue el préstamo, si corresponde.
Si los pagarés por cobrar vencen en menos de 12 meses, se registran como «corrientes». Los plazos superiores a 12 meses se registran como «no corrientes». Los pagarés por cobrar pueden considerarse un activo porque reflejan el dinero que se le debe a una empresa y que puede cobrar si no se presenta cuando vence el pagaré. Por lo general, a las empresas no les gusta mantener documentos vencidos por cobrar en sus libros y emprenderán acciones de cobranza en los pagos atrasados.
Al mirar los registros contables, si una empresa tiene documentos por cobrar, se registrarán y anotarán. Las personas pueden obtener más información sobre la deuda al ver si está al día o no y tomar nota de si está registrada o no como vencida. Las personas que posean el correspondiente pagaré por pagar pueden querer confirmar que la información registrada en ambos documentos es la misma y deben solicitar una corrección si no es así para no ser considerados responsables de las deudas en las que creen que no han incurrido.
Los negocios con más probabilidades de tener pagarés por cobrar son los bancos, ya que se dedican a otorgar préstamos. Sin embargo, puede haber otros tipos de negocios o compañías que otorgan préstamos o créditos y registran documentos por cobrar en sus libros contables. En el caso de una empresa que cotiza en bolsa, la información sobre los pagarés pendientes por cobrar y por pagar se incluye en las divulgaciones financieras accesibles a los accionistas e inversores.