Una secretaria de viajes trabaja en una capacidad administrativa en una agencia o corporación. También se le puede llamar asistente de la oficina de viajes. Las secretarias de viajes coordinan planes de viaje para clientes bajo la supervisión de un agente y, a menudo, responden teléfonos y atienden a los clientes. Si una secretaria organiza viajes para ejecutivos corporativos, él o ella también suelen preparar itinerarios u horarios de viaje.
En una agencia de viajes, las secretarias a menudo son responsables de mantenerse al día con los requisitos de licencia y otros trámites necesarios para mantener el negocio. Si bien una secretaria de viajes puede contestar el teléfono y distribuir el correo, también asesora a los clientes y debe comprender todos los aspectos de la industria del turismo. Este conocimiento exhaustivo ayuda a resolver problemas para las personas que intentan coordinar vuelos y hoteles. Algunas secretarias de viajes ayudan a crear folletos informativos para uso del cliente.
Si trabajan para corporaciones, las secretarias de viajes a menudo organizan todos los detalles de los viajes de los ejecutivos. Una secretaria de viajes corporativos puede manejar la planificación de ferias y convenciones. Tratar de ahorrar dinero a la empresa al reservar habitaciones y transporte es una consideración para la mayoría de las secretarias de viajes de negocios.
Las escuelas vocacionales o colegios comunitarios a menudo tienen programas relacionados con los tipos de viajes de carrera de secretaria, aunque estos programas pueden no ofrecerse con tanta frecuencia como otros tipos de especialidades de secretaría, como legal y médica. Los programas escolares pueden incluir una sección práctica en la cual un estudiante pasa como secretario de viajes. Los programas de secretariado de viaje están disponibles en línea y en persona. Por lo general, estos programas tienen menos de un año en completarse y, a menudo, incluyen varios exámenes que deben aprobarse para recibir un certificado.
El software de reserva de viajes debe ser dominado por las secretarias. Una secretaria de viaje debe tener excelentes habilidades informáticas y poder coordinar muchos detalles. Por ejemplo, si se necesita más de una aerolínea para el viaje de un cliente, la secretaria debe incluir instrucciones para los vuelos de conexión. La planificación de conexiones con un tiempo de espera mínimo también es necesaria para un buen servicio al cliente.
Las personas que son secretarias de viajes pueden trabajar a tiempo completo o parcial. Pueden viajar para reuniones de negocios ocasionalmente, así como para sus vacaciones personales. Construir buenas relaciones de trabajo con otros en la industria de viajes, como los representantes de las aerolíneas y los operadores turísticos, puede ayudar a las secretarias a crear paquetes turísticos de valor para los clientes. En ese esfuerzo, ayudan a los agentes de viajes a que su agencia ofrezca a los clientes las mejores ofertas y opciones de viaje posibles. En algunas agencias, una secretaria de viajes puede especializarse en un área, como los viajes de vacaciones, mientras que un agente puede manejar otros paquetes.