Un servidor de trabajo en grupo es un servidor informático que se utiliza como conexión para varios clientes que lo utilizan para alojar y compartir archivos como parte de un entorno de trabajo colaborativo. La cantidad de clientes conectados a este servidor generalmente depende del alcance y la naturaleza del proyecto. Dado que esto es parte de un proyecto de software colaborativo, normalmente hay software instalado en las distintas computadoras cliente para permitir una mejor comunicación entre los clientes y el acceso al servidor. Se puede utilizar un servidor de trabajo en grupo para reducir las comunicaciones innecesarias o repetitivas entre los miembros del equipo y para aumentar la productividad.
El software colaborativo generalmente se refiere a programas de software, o conjuntos de aplicaciones, que se utilizan para permitir la colaboración en un proyecto entre varios usuarios que pueden no estar geográficamente cerca unos de otros. El uso de un servidor de software colaborativo suele ser fundamental para este tipo de proyecto, ya que el servidor permite a estos usuarios compartir y trabajar con más eficacia en los archivos de la computadora. Un servidor de trabajo en grupo, por ejemplo, se utiliza a menudo para alojar archivos que los diferentes usuarios que trabajan en un proyecto comparten entre sí.
Cada persona que trabaja en un proyecto normalmente utilizará una computadora, y estas computadoras son los clientes que se conectan al servidor de software colaborativo. Estas conexiones suelen estar cifradas y protegidas mediante el uso de contraseñas y cortafuegos para evitar el acceso no autorizado y proteger los datos del proyecto. El líder de un pequeño equipo que trabaja en un nuevo programa de software, por ejemplo, podría cargar la última versión de ese software en el servidor de software colaborativo. Otros miembros del equipo podrían acceder a ese archivo en el servidor y comenzar a ejecutar pruebas o corregir errores en el software, antes de volver a cargarlo en el servidor.
El uso de un servidor de software colaborativo permite a los miembros de un equipo ver lo que otros han hecho y subido. Esto puede ser beneficioso, ya que puede evitar que diferentes miembros completen el mismo trabajo. El uso de un servidor de software colaborativo también puede reducir la redundancia en la comunicación y el uso del ancho de banda, ya que los archivos no tienen que enviarse a cada individuo del proyecto por separado. Dado que cada persona puede acceder al servidor para descargar archivos según sea necesario, todo el proceso se puede agilizar. Algunos tipos de software colaborativo también pueden utilizar un servidor para permitir que cada cliente se conecte y vea lo que otros están haciendo con los archivos en ese servidor en tiempo real, lo que permite la creación de medios colaborativos y una mayor interacción en línea.