Una acción de oficina es un manuscrito escrito creado por la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos (USPTO) que informa al solicitante del estado de su solicitud de patente. Por lo general, la Oficina de Patentes asigna un examinador de patentes para cada solicitud, que luego redacta el documento él mismo. El solicitante, entonces, es responsable de responder al documento una vez que lo recibe.
Ya sea que una solicitud de patente sea rechazada o aprobada, una acción de la oficina es obligatoria. En ambos casos, el documento mencionará las razones del rechazo o aprobación después de un examen exhaustivo de la patente. También tomará nota del estado de la técnica, que se refiere a toda la información relevante sobre patentes relacionada con las reivindicaciones de originalidad. En el caso de solicitudes rechazadas, las razones comunes pueden incluir la falta de originalidad o una similitud con una patente existente. Las descripciones de patentes que son demasiado amplias o demasiado limitadas también pueden ser causas de rechazo. En raras ocasiones, un examinador de patentes también puede evaluar la solicitud de patente como vulgar o sexualmente inmoral.
También se puede incluir una sección denominada “informalidades” en una acción de oficina. Esta parte se refiere específicamente a la información proporcionada por el solicitante, no a la invención en sí. Las informalidades abordan situaciones como la falta de información suficiente, la exclusión accidental de los nombres de los socios, si corresponde, o ejemplos insatisfactorios de los usos del objeto.
Normalmente, una acción de oficina se puede dividir en tres partes. La primera parte es la portada, donde se anota información importante como el número de solicitud, el nombre del solicitante y el nombre del examinador. La portada también especifica en qué «unidad de arte» se puede clasificar la invención, como en Ingeniería Mecánica, Fabricación y Productos. La página también incluye fechas importantes, como la notificación y el período de tiempo para la respuesta, que le indicará al solicitante cuánto tiempo tiene para responder a la acción de la oficina.
La segunda parte de la acción de la oficina es el resumen, que describe el estado de la solicitud, la disposición de los reclamos y la evaluación de los documentos de la solicitud. La tercera parte son las comunicaciones adjuntas, que registran en detalle el examen de la patente y el motivo del estado de la solicitud. Las secciones de las comunicaciones pueden incluir las correcciones del examinador por palabras mal escritas u omitidas y sus razones para rechazar la reivindicación de la invención. Debajo de los rechazos de reclamaciones, la acción de la oficina puede señalar además diferentes secciones de la Ley de Patentes como base para el rechazo.
Se requiere que un solicitante responda a la acción de la oficina dentro de los seis meses. Si el solicitante responde dentro de los primeros tres meses, no necesita pagar ninguna tarifa de extensión. Si el solicitante no responde en un plazo de seis meses, lo más probable es que se abandone su solicitud de patente.