Una conferencia de prensa es un lugar en el que una persona u organización divulga información a los reporteros de noticias y periodistas. Las personas a cargo de la conferencia generalmente crearán una lista de personas específicas y representantes de los medios de comunicación que serán invitados al evento. Estos invitados pueden recibir un pase de prensa, que a veces es una carta formal de invitación o puede ser simplemente un reconocimiento de que la persona es un representante legítimo de la prensa.
Las noticias publicadas en una conferencia se consideran registradas, lo que significa que la información está destinada a ser divulgada al público en general. Antes de la conferencia de prensa, a un reportero de noticias se le puede dar exactamente la misma información por adelantado, pero se le puede decir que las noticias serán embargadas hasta que ocurra la conferencia real. Dicha información divulgada a un grupo de reporteros antes de un evento de prensa, o divulgada a un reportero con el propósito de brindarle información de antecedentes, puede ser extraoficial. Darle a un reportero información extraoficial funciona en un sistema de honor. Un reportero que viola información extraoficial o embargada probablemente sufrirá una pérdida de reputación y no volverá a recibir noticias de esa fuente.
Para el reportero típico, cultivar un conjunto de fuentes confiables asegura que el reportero tendrá la oportunidad de reportar un evento antes que un rival. Esto se conoce como «primicia» o noticias de última hora. Los reportajes de noticias son una industria altamente competitiva, y los periodistas valoran mucho las fuentes confiables que pueden dar consejos exclusivos a un reportero. La prohibición de las noticias permite un campo de juego más equitativo para que un grupo de reporteros tenga la misma oportunidad de informar noticias. Al tener un conocimiento previo de lo que se discutirá, el reportero estará mejor preparado para hacer las preguntas apropiadas durante la conferencia, en lugar de tener que pensar rápidamente y competir con otros reporteros en responder preguntas.
En una conferencia de prensa de alto perfil, los reporteros compiten por un puesto para que se responda una pregunta. Un ejemplo de una conferencia de alto perfil sería una conferencia de prensa en la que una persona famosa o un político de alto nivel responde a la revelación pública de un escándalo o aborda los temores a raíz de un desastre. Una conferencia de prensa se puede planificar o improvisar. En algunas naciones de habla inglesa, una conferencia de prensa improvisada puede denominarse scrum mediático. Las conferencias de prensa que se convocan para divulgar información que es más de naturaleza promocional que un evento de interés periodístico es un pseudo evento.
La tecnología de las comunicaciones, como las videoconferencias, se puede utilizar para realizar una conferencia de prensa, ya que permite aceptar preguntas de quienes no están físicamente presentes. En 2011 se utilizó la “conferencia en” a una conferencia de prensa a través de un teléfono, cuando se publicaron los resultados del censo de EE. UU. Las personas que llamaban esperaban en una cola telefónica la oportunidad de hacer preguntas específicas a los funcionarios del censo.