Una divisi?n de adquisiciones es un departamento o secci?n que tiene la responsabilidad de adquirir los bienes y servicios necesarios para operar una empresa o municipio. Para cumplir con esta responsabilidad, a la divisi?n generalmente se le otorga autoridad para negociar contratos de proveedores, limitar los montos de compra y generar ?rdenes de compra para que coincidan con las solicitudes aprobadas. Una divisi?n de compras tambi?n puede estar autorizada a emitir Solicitudes de Propuestas (RFP) para identificar a los mejores proveedores para un bien o servicio en particular. Gracias a las comunicaciones modernas, hay una serie de excelentes sistemas de adquisici?n electr?nica que pueden ayudar a una divisi?n en la funci?n diaria de ordenar, rastrear y recibir esos bienes y servicios.
Una de las principales ventajas de una divisi?n de compras es que centralizar la funci?n de adquisici?n hace posible estandarizar los procedimientos de compra. Esto a menudo puede conducir a un mejor control del proceso de contabilidad, ya que todos los pedidos se realizan a trav?s de un organismo central, en lugar de cada departamento o divisi?n de la empresa u otra entidad que solicita productos y servicios por su cuenta. Dado que las adquisiciones se realizan a trav?s de una sola tuber?a, es mucho m?s f?cil hacer un seguimiento de los gastos y mantenerlos dentro de lo razonable.
Otro beneficio para la divisi?n de adquisiciones es la capacidad de realizar compras por volumen en art?culos necesarios en varios departamentos. Por ejemplo, los sistemas de adquisici?n que pueden rastrear el uso de suministros de oficina en todos los departamentos pueden ayudar a determinar cu?ntas resmas de papel son necesarias para mantener el negocio operativo dentro de un per?odo de tiempo determinado. Con esta informaci?n, las personas que se dedican a la adquisici?n de compras generalmente pueden obtener un precio unitario m?s bajo al realizar un solo pedido grande con un proveedor, lo que le ahorra dinero a la empresa. Esto ser?a dif?cil de lograr sin alg?n tipo de proceso central de compra.
No es inusual que una divisi?n de adquisiciones tambi?n invite a proveedores a participar en un proceso de licitaci?n para el negocio de la empresa. Esto significa que la divisi?n tiene la capacidad de iniciar y supervisar contratos de adquisici?n que fijan tarifas especiales para diversos bienes y servicios, al menos durante un per?odo de tiempo determinado. La divisi?n puede usar este modelo como parte de la adquisici?n de suministros, o incluso la adquisici?n de construcci?n si la empresa o el municipio se dedican a un proyecto de construcci?n.
En general, los programas de adquisiciones est?n estructurados para operar con integridad y honestidad. Normalmente hay una serie de controles y equilibrios integrados en el sistema para dificultar eludir los procedimientos establecidos, o para que las personas que trabajan dentro de la divisi?n reciban una compensaci?n especial a cambio de un contrato de proveedor. Al igual que con cualquier departamento o divisi?n que se ocupe de las finanzas de cualquier tipo, una divisi?n de adquisiciones se audita peri?dicamente, normalmente al menos una vez al a?o. Esto ayuda a garantizar que se sigan los procedimientos y que todas las transacciones se realicen de manera legal y ?tica.
Inteligente de activos.