Un asistente de compras es una persona que trabaja en el departamento de compras de una empresa o establecimiento minorista. Esta persona puede ayudar a los compradores senior o compradores a tomar decisiones sobre qué compras realizar, aunque la mayoría de las personas en este puesto trabajan más en el aspecto administrativo y de entrada de datos. Algunos también servirán como punto de contacto entre el departamento de compras y los fabricantes o empresas a quienes se compran los artículos. Es importante que cualquier persona que quiera trabajar como asistente de compras tenga una gran atención a los detalles y la capacidad de comprender informes complejos, órdenes de compra y facturas.
Por lo general, no hay muchos requisitos de educación específicos para convertirse en un asistente de compras. La mayoría de las personas tendrán al menos una educación secundaria y posiblemente un título de asociado o licenciado en negocios o contabilidad, aunque la mayoría de las empresas no lo requieren y están dispuestas a proporcionar capacitación en el trabajo para este puesto de nivel de entrada. Las personas que eventualmente quieren trabajar como comprador o comprador a menudo comenzarán aquí como asistentes de compras e intentarán ascender después de unos meses o años en el puesto, dependiendo del tamaño del negocio.
El trabajo administrativo y la entrada de datos son a menudo el aspecto más importante del trabajo de un asistente de compras. Cuando el comprador principal toma decisiones sobre qué comprar para la empresa y cuándo, esta información puede proporcionarse al asistente de compras que es responsable de elaborar el pedido de compra y posiblemente incluso de colocarlo. Por esta razón, se requiere una excelente atención al detalle para evitar errores costosos. De forma semanal o mensual, el asistente puede ser responsable de preparar informes de compras detallados y de garantizar que las facturas se preparen y distribuyan según sea necesario.
También es importante que un asistente de compras pueda brindar un buen servicio al cliente, ya que él o ella pueden ser contactados por fabricantes o contratistas externos. Aunque es probable que sus superiores sean los que redacten los contratos, el asistente podría ser el que los envíe y garantizar que se completen y firmen correctamente, por lo que es importante desarrollar relaciones positivas con los fabricantes o contratistas. Además de estas tareas habituales, es posible que un asistente de compras también deba proporcionar soporte generalizado de oficina, como contestar teléfonos, archivar y operar diversas piezas de tecnología de oficina, como máquinas de fax.