Un bibliotecario de datos mantiene datos para cualquier tipo de biblioteca, desde una pequeña biblioteca pública hasta un archivo corporativo o gubernamental. Los bibliotecarios de datos trabajan con muchos formatos de medios, incluidos texto duro y audio analógico, así como con muchos formatos de medios digitales. Estos profesionales generalmente apoyan el elemento de datos de la biblioteca con una guía de alto nivel sobre cómo ubicar y tratar formatos de datos específicos. Son vistos como guardianes y licitadores de tecnologías avanzadas que se están abriendo camino en más espacios de biblioteca.
Junto con el archivado práctico del trabajo y el mantenimiento de varios tipos de medios, un bibliotecario de datos también puede capacitar a otros sobre las mejores formas de usar medios y equipos. Estos profesionales pueden ayudar a los visitantes u otros miembros del personal a descubrir la mejor manera de buscar un archivo en un determinado formato de medios. Un bibliotecario de datos puede incluso responder preguntas por correo electrónico o por correspondencia, por ejemplo, cuando los usuarios remotos tienen problemas no resueltos con los formatos de datos, o cuando el liderazgo de una empresa u organización quiere planificar el futuro archivo.
Parte del papel de un bibliotecario de datos también podría incluir información sobre la adquisición de materiales de la biblioteca. Este profesional podría ayudar a los tomadores de decisiones a pensar qué tipos de medios se adquieren mejor y cómo almacenar cada uno de ellos. También pueden ayudar a catalogar o clasificar todo lo que entra en una biblioteca. Al conocer cómo se clasifican los nuevos medios, un bibliotecario de datos ayuda a una biblioteca o archivo a introducirse en la era moderna actualizando los registros existentes y sus sistemas de clasificación. Esto puede implicar trabajar con otros profesionales de la tecnología, como expertos en seguridad de redes, para asegurarse de que un archivo existente sea seguro y esté protegido contra el cibercrimen.
El papel del bibliotecario de datos a menudo se ha asociado más con los nuevos formatos de medios que con los tradicionales. Un trabajo de bibliotecario de datos podría centrarse más en las necesidades de mantenimiento de alto nivel para artículos digitales, donde un bibliotecario tradicional podría estar a cargo del mantenimiento de los libros físicos. A medida que más bibliotecas y archivos se mueven hacia el mantenimiento de registros digitales, los bibliotecarios de datos tienen la demanda de todas las tareas necesarias para adquirir, clasificar y mantener estos medios más complejos. La descripción del trabajo de uno de estos expertos bibliotecarios varía de acuerdo con lo que se guarda en una biblioteca o archivo, cómo se financia esa oficina y hacia dónde se dirige la biblioteca para modernizarse en el siglo XXI.