Como un papel esencial en el proceso de codificación médica, el codificador médico es responsable de garantizar que todas las solicitudes de diagnóstico y análisis de sangre emitidas por un médico contengan el uso de codificación médica estándar reconocida por los proveedores de seguros de salud. Además de aparecer en las solicitudes de pruebas autorizadas por los médicos, se utiliza el mismo conjunto de códigos para codificar cualquier reclamo que se genera y se envía al proveedor de seguro de salud. La función del codificador médico es garantizar que se usen los códigos correctos para que se realicen las pruebas correctas, y la compañía de seguros puede revisar y procesar de manera rápida y eficiente las reclamaciones recibidas.
Los codificadores de información de salud a menudo funcionan como parte del equipo del consultorio del médico. El gerente de la oficina puede ser la persona capacitada en el uso de los códigos, o esto puede ser una responsabilidad delegada al asistente que interactúa con los diversos laboratorios y centros de pruebas médicas que el médico elige usar. Dado que la lista de códigos utilizados es de naturaleza universal, este no suele ser un proceso difícil de emplear, aunque requiere un talento para prestar mucha atención a los detalles. No aplicar el código médico correcto a la prueba solicitada puede significar una demora en el diagnóstico preciso de la condición del paciente, y posiblemente conducir al rechazo de la reclamación médica por parte de la compañía de seguros.
Un individuo capacitado como codificador médico también puede trabajar para un laboratorio, donde puede revisar las solicitudes de pruebas y asegurarse de que todo esté en orden antes de realizar las pruebas. Dentro de esta capacidad, el codificador médico a menudo trabajará en estrecha colaboración con sus homólogos en los consultorios médicos, verificando nuevamente con el médico en caso de que algo no parezca estar en orden con respecto al papeleo. Esto puede ayudar a eliminar retrasos en el pago al laboratorio, por lo que el esfuerzo a menudo vale la pena el tiempo dedicado a la revisión.
A nivel de la compañía de seguros, los codificadores de registros médicos verificarán para asegurarse de que los códigos adjuntos a las reclamaciones sean códigos válidos antes de enviar la documentación para su posterior revisión. Esto es importante porque la mayoría de los proveedores de seguros usan el mismo conjunto de códigos médicos internamente o tienen una tabla de referencias cruzadas que vincula los códigos internos con el conjunto de códigos médicos utilizados externamente. Cuando el especialista en codificación detecta un código no válido, la revisión del reclamo se detiene inmediatamente y el reclamo se devuelve al autor.
Los codificadores / abstractores que trabajan para los proveedores de seguros de salud tienen la tarea de asegurarse de que los recursos no se gasten trabajando con un reclamo que finalmente no se pagará si el procedimiento no puede verificarse como cubierto por los términos de la póliza del asegurado. Como un medio para asegurarse de que se usen los códigos adecuados en el contexto correcto, el codificador médico es una posición importante en varios pasos clave en el proceso de proporcionar administración de atención médica.