Los empleados técnicos pueden hacer cosas ligeramente diferentes en diferentes compañías, pero en la mayoría de los casos sus trabajos se centran principalmente en la presentación de documentos, tanto en archivos impresos como en bases de datos digitales; También pueden participar en el diseño de archivos y sistemas basados en computadora para promover la eficiencia en su entorno específico. En muchos casos, el trabajo también implica mucho trabajo administrativo y deberes administrativos básicos, lo que ha llevado a algunas personas a equiparar este puesto con el de un secretario básico. Aunque las descripciones de los trabajos se superponen con frecuencia, la mayoría de los puestos técnicos requieren un conocimiento más profundo de la ingeniería de la información en lugar de una simple gestión de documentos. Este tipo de profesionales también se solicitan con frecuencia para corregir y, a veces, también editar documentos técnicos y manuales, que no es algo que hacen la mayoría de los asistentes administrativos estándar, y a menudo se les exige que ayuden a asegurarse de que todos los sistemas de archivo de documentos cumplan con las normas pertinentes y regulaciones
Configuración de trabajo principal
En la mayoría de los casos, los empleados técnicos sirven como profesionales de soporte que ayudan a procesar y archivar información altamente técnica y específica, y como tal, es más común encontrar este tipo de trabajo en industrias que se ocupan mucho de la documentación densa y tienen muchos requisitos de presentación. Las empresas de ingeniería de la construcción son algunos de los empleadores más comunes, junto con los contratistas generales. Las compañías y corporaciones de software que venden principalmente soluciones de bases de datos digitales también pueden necesitar personas con este tipo de experiencia. Algunas empresas médicas como hospitales y compañías de seguros también tienen trabajos disponibles. El trabajo necesariamente se verá diferente en diferentes lugares, pero las tareas y deberes centrales suelen ser casi iguales.
Archivo de documentos
La gestión de documentos suele ser una de las cosas más importantes que hacen las personas en la profesión de empleado técnico. Esto puede abarcar cualquier cosa, desde recibir documentación hasta procesarla como “recibida” y almacenarla, hasta enviar archivos importantes fuera de la empresa u oficina a otros y rastrear y garantizar la recepción.
Algunos de los documentos más importantes tienden a referirse al personal, incluidos los documentos iniciales de los empleados, los registros de capacitación y cualquier nota relacionada con las acciones disciplinarias de los empleados. Además, la mayoría de los trabajos administrativos incluyen la organización de la documentación que enumera los requisitos para los proyectos y cualquier cambio en las operaciones, asegurando que se cumplan las reglas y se cumplan los plazos. Por lo general, estos documentos deben actualizarse constantemente y ser fácilmente accesibles para que los responsables puedan acceder a ellos en cualquier momento.
Bases de datos digitales
La presentación no se limita generalmente a documentos en papel. Por lo general, se espera que una persona en este puesto sea experta en el uso de la tecnología para mantener los documentos organizados. Este tipo de empleado normalmente debería poder determinar qué software sería útil, y debería saber cómo usar una variedad de programas diferentes. Las tareas relacionadas a menudo incluyen la instalación y solución de problemas del software cuando sea necesario, así como la creación y actualización de bases de datos. También se puede esperar que los empleados con capacitación técnica ayuden a sus compañeros de trabajo con otras tareas técnicas que involucren a la computadora, particularmente en relación con los sistemas de presentación de informes o archivos en línea.
Diseñando Sistemas y Mejorando Eficiencias
Dependiendo de la organización, a un empleado en esta capacidad también se le puede pedir que diseñe sistemas de archivo y gestión de documentos desde cero. Este tipo de asignación a menudo tiene mucho que ver con la ingeniería de documentos, y la función principal del empleado generalmente es encontrar formas de hacer que los sistemas sean más eficientes y más fáciles de usar.
Dependiendo del contexto, él o ella también pueden estar ayudando a la compañía a cumplir con las leyes de almacenamiento y archivo de documentos requeridas. Las empresas que se ocupan de cosas como información financiera confidencial o datos de salud a menudo tienen estándares más altos y deben cumplir con ciertas regulaciones, regulaciones que están sujetas a cambios periódicamente. Los empleados a menudo se encargan de mantenerse al tanto de las reglas relevantes y de ayudar a garantizar que los sistemas en su lugar cumplan con las normas.
Corrección de textos y edición
En algunos casos, los empleados con experiencia técnica incluso ayudan a crear y editar manuales técnicos para garantizar que la información sea precisa. La revisión y edición es una gran parte del proceso, pero en algunos casos a estos profesionales se les puede pedir que creen guías o manuales, a menudo para cosas como los sistemas de navegación de documentos, que pueden distribuirse ampliamente a los empleados y otras personas que usan el programa en pregunta.
Tareas clericales básicas
Al igual que otros tipos de empleados, un empleado técnico generalmente tiene que completar algunas tareas de oficina durante todo el día. Esto significa que los profesionales pueden esperar contestar el teléfono y responder la pregunta que se les plantea o reenviar la llamada a otra persona. También pueden saludar a las personas que visitan la oficina y, a veces, servir como el primer contacto que las personas tienen con la empresa. Las tareas administrativas adicionales pueden incluir fax, correo electrónico y gestión de correspondencia.