Un especialista en compras es una persona asignada para manejar todos los procesos y decisiones de compra de una empresa mientras se adhiere a un presupuesto asignado. Las personas en esta posición también deben realizar un seguimiento de todos los registros y datos relacionados con las compras de la empresa y las ofertas enviadas a los proveedores. También se les encarga informar esta información a los miembros del personal apropiados de manera regular. Los deberes de este puesto implican comprar artículos y equipos relacionados con el negocio, así como negociar con varios proveedores para garantizar que se reciba un precio justo por los bienes y servicios. La mayoría de los trabajos en este campo también autorizan a esa persona a hacer ofertas por bienes y servicios en nombre de una empresa.
Las tareas precisas de especialistas en compras variarán ya que cada compañía tiene sus propias operaciones internas. Sin embargo, la mayoría de los requisitos de especialistas en compras implican un mantenimiento de registros muy estricto. Los registros pueden mantenerse en archivos de papel, en una base de datos de computadora o en ambos. Por lo tanto, los especialistas deben a veces trabajar con un software específico para garantizar que los registros sean precisos y estén actualizados. Entre los tipos más básicos de registros que un especialista debe mantener son las facturas, las órdenes de compra y los contratos de licitación.
Al realizar compras y mantener registros precisos, un especialista también debe preparar informes para el personal clave dentro de una organización. La comunicación regular con los proveedores, así como con otros departamentos y empleados de la empresa, también se incluye en una descripción de trabajo típica para este puesto. Las personas empleadas en dichos puestos también deben tener cuidado de no exceder los límites presupuestarios establecidos y deben asegurarse de que se cumplan todos los procedimientos de compra.
En muchas empresas, un especialista en compras trabaja dentro de un departamento de finanzas o trabaja muy de cerca con el personal de ese departamento. Como tal, es importante que ambos trabajen juntos para garantizar que las facturas y las solicitudes de compra se procesen de manera oportuna. Un especialista también trabaja en estrecha colaboración con el personal de finanzas para asegurarse de que los presupuestos permitan la compra de los artículos y servicios requeridos.
Mantener un contacto regular con los proveedores también es un aspecto importante de la descripción del trabajo de un especialista. Cuando surgen problemas de pago, un especialista debe trabajar con un proveedor para resolver dichos problemas. Además, un especialista debe realizar un seguimiento de todos los pedidos, entregas e inventario. Dependiendo del tamaño de la empresa en la que trabaje un especialista, dicha responsabilidad a menudo implica construir una relación con múltiples proveedores.
Algunos trabajos especializados en compras también asignan especialistas para rastrear el mantenimiento de equipos de oficina. A veces se espera mantener registros de garantías y acuerdos de servicio de una persona en este puesto. Cuando es necesario reemplazar los suministros y equipos de oficina, un especialista en compras suele ser la persona que evalúa y realiza esos pedidos.