Un facilitador de la reuni?n puede cumplir varios roles, seg?n el tipo de reuni?n. Por ejemplo, podr?a ser responsable de registrar las actas y garantizar que los discursos, discusiones o presentaciones se mantengan en los tiempos asignados. Algunas reuniones pueden ser sobre temas controvertidos o emocionales, por lo que el facilitador podr?a actuar m?s como moderador de la reuni?n en este caso. Otra responsabilidad t?pica de un facilitador de reuniones es mantener el di?logo relevante haciendo una pausa o cambiando de direcci?n cuando la conversaci?n se desv?a. En general, ayuda y gu?a el proceso sin intentar influir en el resultado.
Las organizaciones planean reuniones por una variedad de razones. Son procedimientos est?ndar para muchos tipos de negocios, mientras que otros pueden tener reuniones con menos frecuencia. Los tipos de reuniones pueden variar desde reuniones semanales de personal hasta retiros corporativos que duran varios d?as. Las reuniones pueden tener lugar en la oficina, en un lugar fuera del sitio e incluso en l?nea. Un facilitador de la reuni?n puede ser un empleado, como un miembro del personal administrativo, o puede ser un consultor externo contratado espec?ficamente para organizar y realizar reuniones.
Antes de la reuni?n, un facilitador de la reuni?n generalmente se preparar? identificando e investigando cualquier asunto pertinente. Podr?a crear la agenda y comunicarse con los asistentes a la reuni?n, inform?ndoles sobre los detalles y brindando informaci?n anticipada, como temas de discusi?n. A menudo, los facilitadores se encargan de los detalles log?sticos, como establecer el lugar de la reuni?n con necesidades tales como muebles, suministros y refrescos.
Frecuentemente llamado moderador, el facilitador de la reuni?n puede tener una lista de temas o preguntas de discusi?n. Generalmente comienza el di?logo y puede mantener el tiempo, cambiando el tema para avanzar en la discusi?n cuando sea necesario. A menudo, no tiene inter?s en el resultado, pero act?a como un agente imparcial de la organizaci?n. Podr?a participar alentando la discusi?n y ayudando a ciertas personas a contribuir. Adem?s de tomar notas personales, tambi?n podr?a usar una pizarra grande u otras ayudas visuales para complementar la discusi?n y ampliar las ideas.
Un facilitador de la reuni?n a menudo act?a tambi?n como el registrador de la reuni?n. Puede o no participar en el di?logo, pero su funci?n principal es registrar las actas. Esto generalmente se hace escribi?ndolos o escribi?ndolos a mano, o usando un dispositivo de grabaci?n. M?s tarde, la grabadora podr?a transcribir las notas y distribuir actas de reuniones o informes.
Una caracter?stica de un buen facilitador de reuniones es la capacidad de ser imparcial. Demostrar atenci?n a los detalles y ayudar a los participantes a adherirse a los tiempos asignados mientras progresan hacia sus metas establecidas son otras habilidades beneficiosas. En general, liderar reuniones efectivas tambi?n incluye la voluntad del facilitador de la reuni?n de hacer un seguimiento con los participantes y ayudarlos a tomar medidas para alcanzar cualquier objetivo que delinearon.
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