A menudo es difícil delinear completamente los deberes del representante de servicio al huésped. Estas personas a menudo están obligadas a hacer lo que se necesita para un invitado o posible huésped cuando sea necesario. A veces esto implica actuar en la capacidad de otros miembros del personal. Los deberes en los que es probable que participen incluyen responder a consultas, manejar quejas y ayudar a los clientes con los procesos de registro.
Una persona que busca este tipo de trabajo puede encontrar empleo con una amplia gama de empleadores. Estos incluyen resorts, aerolíneas y casinos. Aunque estas posiciones pueden estar ampliamente disponibles, las responsabilidades pueden ser muy inconsistentes incluso dentro de la misma industria.
Los deberes de un representante de servicio al cliente generalmente se ven afectados por varios factores. Para empezar, la industria en la que se emplea a ese individuo determinará lo que hace. Los otros tipos de personal empleados por una empresa pueden afectar si ciertas responsabilidades recaen o no en esta persona.
A pesar de todos los demás factores, una de las principales responsabilidades de un representante de servicio al cliente es generalmente dar percepciones positivas sobre el negocio para el que está empleada y ayudar a mantener esas percepciones. Los huéspedes de una instalación y los huéspedes potenciales a menudo se familiarizan con una persona en esta posición antes de tener contacto con cualquier otra persona afiliada al establecimiento. En algunos casos, es solo a través del representante del servicio al huésped que las personas se familiarizan con una instalación. Antes de este contacto, una persona puede tener poca o ninguna idea sobre un negocio, lo que ofrece o el beneficio de convertirse en cliente.
Dado que a menudo se requiere que una persona en este puesto haga lo que sea necesario para complacer a un cliente, puede encontrarse actuando en la capacidad de otros incluso cuando los puestos están ocupados. Por ejemplo, aunque una empresa puede tener un vendedor o departamento de ventas, es común que el representante del servicio al cliente desempeñe algún papel en la venta de la empresa. Esto podría ser convenciendo a los clientes de que no cancelen las reservas o alentando a las personas que realizan consultas a utilizar un servicio. Los representantes a menudo tienen la autoridad de ofrecer incentivos y hacer tratos que animarán a las personas a convertirse en clientes o mecenas a largo plazo.
Un representante de servicio al cliente generalmente necesita tener excelentes habilidades de comunicación. Este trabajo tiende a involucrar una cantidad significativa de interacción con las personas. Algunos se pueden encontrar estacionados en los mostradores de ayuda o interactuando con los patrocinadores de un negocio. Sin embargo, algunos no tienen roles interactivos cara a cara con clientes o clientes potenciales. En cambio, pueden comunicarse estrictamente por teléfono o correo electrónico.
Otros deberes comunes para este tipo de representante incluyen ayudar a las personas con los procesos de registro y asegurar que el servicio que reciben cumple con sus expectativas. Estas personas pueden ser responsables de cambiar las reservas o de garantizar que los eventos especiales estén organizados adecuadamente. En algunos casos, es el representante del servicio al cliente quien mantiene los archivos del cliente que se utilizan para ayudar a garantizar que los clientes reciban un servicio excelente cada vez que patrocinan un negocio.