La frase latina «ex officio», que generalmente se traduce como «debido al cargo de alguien», se refiere a un puesto que alguien ocupa debido a su cargo. Un ejemplo clásico de una situación en la que podría utilizarse este término es para describir a los miembros ex officio de los subcomités. Es común que el presidente de un comité se coloque automáticamente en la membresía de todos los subcomités, convirtiendo al presidente en un miembro ex officio.
Para ser designado miembro ex officio de un grupo, no se requiere que alguien haga nada. Estos miembros no son elegidos ni nombrados, simplemente se incluyen en el grupo automáticamente debido a los cargos que ocupan. El concepto de tener miembros de un grupo que están incluidos por la naturaleza de su cargo se remonta a la época romana, al igual que el término en sí.
El cargo que otorga derechos de oficio a alguien puede ser aquel para el que esta persona sea elegida o designada. Por ejemplo, en algunas áreas del mundo, el alguacil actúa como forense de oficio, y los alguaciles pueden ser nombrados o elegidos, según la ley. Generalmente, las personas deben demostrar competencia para el puesto que ocupan a fin de obtenerlo y, por lo tanto, estos miembros tienen un nivel básico de experiencia, habilidad y destreza que pueden aplicar a los puestos que ocupan en virtud de sus cargos.
No existen derechos o privilegios especiales para los miembros ex officio como regla general, y sus actividades no están restringidas. Sin embargo, es posible que las actividades en las que participan estos miembros estén restringidas por los estatutos. Por ejemplo, los estatutos pueden establecer que dichos miembros no tienen derecho a voto, lo que significa que pueden participar en las reuniones, pero no pueden votar sobre los temas sometidos a votación.
Al estructurar los estatutos, las personas pueden definir las situaciones en las que a las personas se les otorga el estatus de oficio y también pueden establecer claramente los límites de las personas que obtienen puestos debido a los cargos que ocupan. El objetivo es evitar una situación en la que una persona abuse de los poderes otorgados por razón de un cargo, y establecer reglas de orden claras para la organización para que no haya confusión en caso de controversia en el futuro. Los estatutos también pueden modificarse a medida que cambian las circunstancias para satisfacer las necesidades de un grupo que puede estar evolucionando con el tiempo.