El nivel de esfuerzo es el apoyo asociado con un proyecto o proceso que no conduce directamente a un resultado deseado, pero que aún juega un papel crítico. Puede incluir una variedad de tareas y, a menudo, el personal necesita repetir estas tareas regularmente. Esto requiere tiempo de los empleados y debe presupuestarse en horarios, al tiempo que sopesa la necesidad de mantener a los empleados enfocados en actividades con un objetivo concreto y medible. Los supervisores pueden determinar el nivel de esfuerzo necesario para un proyecto determinado y pueden tomar decisiones sobre cómo presupuestar el tiempo del personal.
En algo como el desarrollo de proyectos, la contabilidad, obtener suministros, hacer llamadas telefónicas y actividades similares son ejemplos de esfuerzos que son necesarios, pero que no contribuyen directamente a completar un proyecto. Los contadores que concilian registros no están trabajando directamente en un puente, por ejemplo, pero sus servicios son necesarios para la finalización exitosa del proyecto. El personal de apoyo, como los asistentes administrativos, a menudo realizan muchas de esas tareas, donde se dedican a actividades pero no completan proyectos o logran objetivos específicos.
Esto también puede surgir en la fabricación, donde el mantenimiento de rutina, las reparaciones para el equipo, etc., son necesarios para poder continuar el trabajo, pero no contribuyen al trabajo. Engrasar una cinta transportadora para asegurarse de que se mueva suavemente no produce la producción de más productos, por ejemplo. Es posible que las tareas de nivel de esfuerzo tengan que realizarse fuera del horario de trabajo regular para que no interfieran; los equipos pueden llegar temprano o salir tarde, por ejemplo, para que puedan trabajar en el equipo sin interrumpir la producción.
Un problema con estas tareas es que su valor puede ser difícil de medir. Un empleado puede insistir en que las tareas son necesarias, lo que posiblemente les haga perder tiempo, y puede ser difícil saber si brindan apoyo genuino o si solo están ocupados. Para las empresas preocupadas por la eficiencia del personal, puede ser importante desarrollar métodos para evaluar el nivel de esfuerzo. Esto puede incluir revisar las horas de trabajo totales asociadas con un proyecto, entrevistar a varios participantes en el proyecto para ver si están obteniendo el apoyo adecuado y pedirles a los supervisores que desarrollen documentación detallada sobre los servicios de apoyo necesarios para un proyecto o proceso de fabricación.
Los empleados pueden encontrar tareas administrativas aburridas y frustrantes. Sin un resultado u objetivo claro, pueden sentir que no están aportando nada de valor, o podrían estar inclinados a cortar atajos ya que su trabajo no se puede medir de inmediato. Los supervisores deben permanecer atentos a esto para que puedan intervenir según sea necesario.
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