También conocidos como documentos de transporte, los documentos de envío son documentos legales que se utilizan en el proceso de transporte de mercancías de un lugar a otro. Los documentos de envío son necesarios para el transporte legal de mercancías en entornos nacionales, así como para envíos internacionales de todo tipo. Los documentos exactos requeridos para administrar el envío y la entrega de mercancías variarán, según las regulaciones y estándares que se aplican tanto en el punto de partida del envío como en el destino, así como en cualquier punto intermedio donde las mercancías deben registrarse e inspeccionarse.
Uno de los documentos de envío más básicos es el conocimiento de embarque. Utilizado en los esfuerzos de envío tanto nacionales como internacionales, este documento a menudo lo emite el transportista o un agente del transportista. En algunas naciones, el remitente puede preparar el conocimiento de embarque por adelantado, siempre que el documento cumpla tanto con las regulaciones nacionales de envío como con los estándares del transportista. Si bien los detalles contenidos en el documento variarán, la mayoría identificará al remitente y al destinatario, proporcionando información de contacto básica para ambas partes. También se proporciona una descripción de los bienes que se incluyen en el envío, junto con las cantidades de cada bien dentro del envío y el peso total del envío. Los transportistas generalmente incluirán datos sobre la recolección del envío, la fecha de entrega anticipada e información sobre los cargos de envío, incluido si esos cargos son prepagos o por cobrar.
La lista de empaque es otro ejemplo de los documentos de envío básicos que se incluyen habitualmente en la documentación que acompaña a un envío. Este documento a menudo sirve como medio para que el destinatario verifique que los artículos identificados en el conocimiento de embarque se entregan de hecho al destinatario. Las políticas de algunos departamentos de envío y recepción requieren que solo se acepten los envíos acompañados de una lista de empaque o un recibo.
Con los envíos internacionales, hay varios otros tipos de documentos de envío que probablemente sean necesarios. Un certificado de origen establece dónde se originó el envío y quién fue el responsable de preparar las mercancías para el envío. Un certificado de seguro documenta la cobertura adquirida para proteger el envío en ruta, protegiendo efectivamente los intereses tanto del remitente como del destinatario. Los documentos aduaneros son necesarios para permitir que las mercancías salgan del país de origen y sean recibidas en la nación donde reside el destinatario. Si el envío debe pasar por varias naciones en el camino, los documentos aduaneros deben cumplir con los estándares impuestos por cada puerto o punto de parada en el camino.
Los documentos de envío son importantes para proteger a todas las partes involucradas en el proceso de envío. Al cumplir con las regulaciones de envío que se aplican, es posible garantizar que los pedidos sean correctos, se entreguen a tiempo, se empaqueten de una manera que esté de acuerdo con los estándares de envío y que las tarifas cobradas por el proceso de envío en sí sean compatibles con cualquier contrato que exista entre el remitente y el transportista. Cuando alguno de los documentos de envío requeridos por la ley no se preparan correctamente, existe una posibilidad real de que el envío sea interrumpido hasta que se corrijan los errores o se preparen los documentos de reemplazo y se envíen a la ubicación donde se almacena temporalmente el envío.