En muchas oficinas y salas de audiencias, los especialistas en información utilizan transcriptores de dictáfono para registrar y procesar palabras habladas con el fin de documentar varios eventos. Los dictáfonos han existido desde principios de la década de 1900 y han adornado los escritorios de los profesionales comerciales, legales y de atención médica como una herramienta importante utilizada para la gestión de la información. El equipo de transcripción lo utilizan con mayor frecuencia médicos, secretarios y registradores judiciales, pero también lo utilizan escritores, profesores y otros profesionales para grabar y procesar notas habladas.
Aunque el inventor estadounidense Thomas Edison jugó un papel fundamental en su invención, los primeros transcriptores de dictáfono no estuvieron oficialmente disponibles para los consumidores hasta 1907, cuando el nombre “Dictaphone” fue registrado por la Columbia Graphophone Company. Esta primera versión permitía a los usuarios grabar su voz en cilindros de cera que podían reproducirse para escucharlos más tarde. Este dispositivo primitivo se utilizó a menudo para grabar grandes discursos de líderes políticos y cívicos de la época.
En la década de 1950, debido a los avances tecnológicos, el transcriptor de dictáfono se transformó en una unidad de escritorio más pequeña que utilizaba cinta de resonancia magnética como material de grabación. Los transcriptores de dictáfono de hoy pueden ser tan pequeños como un bolígrafo y vienen en dos formas: cinta de casete o almacenamiento de voz digital. Además, muchos transcriptores ahora están integrados con sistemas habilitados para teléfonos y programas informáticos, lo que crea un entorno más seguro en el que almacenar cantidades masivas de información.
Los transcriptores de dictáfono se encuentran en muchas oficinas, ya que permiten fácilmente a los usuarios grabar sus notas habladas para referencia posterior. Mientras que algunos usuarios de dictáfono optan por mantener sus registros en un formato de grabación de voz, muchos otros utilizan los servicios de un servicio de transcripción para convertir los registros hablados en texto escrito. La mayoría de las veces, esta tarea la realiza una secretaria de oficina, un asistente legal o un transcriptor profesional, todos los cuales son expertos en escuchar y grabar notas en formatos escritos específicos de la industria.
Los usos prácticos del transcriptor dictáfono incluyen la grabación de notas de casos para procedimientos legales, informes de exámenes médicos creados por médicos y la grabación de reuniones públicas y corporativas. Además, muchos profesionales, como escritores, profesores y oradores públicos, utilizan transcriptores para grabar notas que luego se traducen a trabajos escritos como informes y libros. Los estudiantes que desean evitar tomar notas escritas mientras están en clase también utilizan transcriptores.
Con el aumento de la tecnología de reconocimiento de voz y los dispositivos móviles que incluyen aplicaciones de grabación de voz, el transcriptor de dictado tradicional puede convertirse en una cosa del pasado. Sin embargo, mientras haya información para crear y almacenar, la transcripción probablemente seguirá siendo un aspecto valioso de hacer negocios en el mundo. La transcripción en su conjunto simplemente se gestionará con métodos más eficientes y seguros que los que pueden proporcionar los equipos de dictado anticuados.