Generalmente, solo los padres o tutores legales de un estudiante tienen acceso a los registros escolares del estudiante. Estos incluyen registros de la escuela primaria, secundaria y preparatoria. El objetivo principal es proteger la privacidad del estudiante. Por lo general, es ilegal divulgar ciertos tipos de información a un tercero sin el consentimiento de los padres. Se pueden hacer algunas excepciones en caso de una emergencia u otra circunstancia extraordinaria. Los padres generalmente tienen derecho a la información incluso si están divorciados y no comparten la custodia del niño.
En los EE. UU., La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) es una ley federal que describe los derechos de los padres y los estudiantes, junto con las responsabilidades de los distritos escolares, en lo que respecta a los registros escolares. También hay una sección de la ley llamada Ley de Educación para Individuos con Discapacidades (IDEA) que aborda específicamente los derechos de acceso de los padres a los registros de educación especial de un niño. Además de cumplir con la ley federal, la mayoría de los estados han aprobado sus propias reglas y regulaciones con respecto al acceso a los registros escolares.
FERPA establece tres responsabilidades básicas de los distritos escolares con respecto a los registros educativos: Tienen que otorgar a los padres el derecho a ver los registros de sus hijos. También deben otorgarles el derecho a corregir la información contenida en los archivos si es necesario. Finalmente, están obligados a informar a los padres cuando estén revelando información a un tercero que pueda ser considerada dañina o una invasión a la privacidad.
Además de las calificaciones escolares, la mayoría de los registros escolares contienen lo que comúnmente se conoce como información de directorio. Se trata de datos personales sobre un estudiante que no se considerarían perjudiciales si se divulgaran a un tercero. La invasión de la privacidad no suele ser motivo de preocupación cuando se divulga información del directorio. Algunos ejemplos incluyen el nombre del estudiante, la dirección del hogar y la información de contacto, y las fechas en las que asistió a la escuela. En muchos casos, se proporciona información sobre la estatura y el peso de los estudiantes en los equipos deportivos, con fines de reclutamiento universitario.
Los padres normalmente deben presentar una solicitud por escrito para acceder a los registros escolares de sus hijos. Las leyes estatales pueden variar, pero las escuelas suelen tener 45 días para responder a la solicitud. Los padres que no tienen la custodia también tienen derecho a la información, pero la escuela no necesariamente tiene que proporcionarla sin cargo. Pueden pedirle a los padres que vean los registros escolares en persona, o pueden cobrar una tarifa nominal por copiar y enviar documentos a un padre que no puede viajar a la escuela.
Una vez que un estudiante tiene 18 años o comienza a asistir a una institución postsecundaria, los derechos de los padres se transfieren al estudiante. Sin embargo, hay ciertos casos en los que los padres tendrán derechos continuos para acceder a los registros escolares del niño. El estudiante puede dar su consentimiento para que sus padres vean la información financiera, por ejemplo, si se le considera dependiente a efectos fiscales.