La gestión de contratos gubernamentales es el proceso de administrar un acuerdo para proporcionar bienes o servicios entre una parte privada y una entidad gubernamental para cumplir con los requisitos de gastos, contratación, mantenimiento de registros y auditoría según lo prescrito en el contrato. Estos contratos suelen tener restricciones legales importantes sobre el uso de fondos públicos con respecto a cómo se gasta el dinero y la forma en que una parte contratada puede operar. Se pueden imponer severas sanciones civiles y penales por el mal uso, la mala administración o la malversación de fondos gubernamentales. La gestión de contratos busca asegurar que haya una persona versada en las legalidades y que mantenga registros adecuados para demostrar el cumplimiento en caso de una auditoría.
Una empresa o un individuo puede celebrar un contrato con cualquier entidad gubernamental en cualquier jurisdicción siempre que el gobierno esté autorizado a contratar bienes y servicios del sector privado. En los EE. UU., Una empresa puede contratar con el gobierno federal, estatal o municipal, siempre que la empresa pase primero por el proceso de convertirse en un proveedor aprobado por cada autoridad gubernamental. Los contratos gubernamentales generalmente se consideran una fuente segura de ingresos debido a la baja probabilidad de que el gobierno no cumpla con su obligación de pago, pero los requisitos para administrar un contrato gubernamental son tan exigentes que muchas pequeñas empresas no tienen la capacidad de cumplir con las obligaciones legales y contables.
La principal preocupación de la gestión de contratos gubernamentales es el cumplimiento. Cada contrato tiene sus propios parámetros derivados de metas y objetivos públicos ligados al dinero. Por ejemplo, un contrato con el gobierno de la ciudad podría requerir que al menos el 50 por ciento de las personas que trabajan en el contrato provengan de comunidades locales. Un contrato educativo estatal puede incluir parámetros de desempeño, como el logro de una cierta tasa de éxito. Estos requisitos específicos del contrato deben ser monitoreados y documentados, y algunos contratos requieren informes periódicos sobre el progreso hacia estos objetivos.
Además de los requisitos especiales, un contrato con el gobierno incluye la obligación implícita de cumplir con las regulaciones de ese gobierno con respecto al uso de fondos públicos. Por ejemplo, un proveedor del gobierno federal en los EE. UU. No puede discriminar en la contratación y debe cumplir con los estándares federales de seguridad laboral. Una empresa que tiene múltiples contratos entre jurisdicciones tiene, en efecto, múltiples clientes con múltiples cuentas, y cada cliente y cuenta tiene diferentes necesidades. Cada uno requiere servicios de gestión de cuentas de clientes, que, en este contexto, es la gestión de contratos gubernamentales.
Un administrador de contratos no necesita tener experiencia legal, aunque puede ser particularmente útil. La gestión de los contratos gubernamentales a menudo se divide en responsabilidades legales y contables. El área legal asegura el cumplimiento de los términos del contrato, como contratación, estándares de seguridad o requisitos de seguros. Las responsabilidades contables incluyen asegurarse de que el gasto de los fondos esté en línea con el presupuesto o la propuesta de precio que se presentó para obtener el contrato, y que el dinero del gobierno no se mezcle y se gaste solo en gastos permitidos en montos autorizados.