Un planificateur de réunions gère tous les détails avant et pendant les réunions d’affaires ou les conventions. Les planificateurs de réunions décident des emplacements pour les réunions et effectuent toutes les réservations. Ils réservent non seulement l’espace de réunion, mais prennent également des dispositions pour les conférenciers et les traiteurs. Les planificateurs doivent s’assurer que tout l’équipement audiovisuel et informatique nécessaire est sur le site de la réunion à temps et fonctionne correctement. Un planificateur de réunion assiste à la réunion pour accueillir les participants et gérer les problèmes ainsi que pour distribuer et collecter les cartes de commentaires des participants.
Le suivi des résultats de la réunion est une partie importante du planificateur de réunion et de nombreux planificateurs distribuent des cartes de commentaires aux participants. Les bons planificateurs essaient toujours d’améliorer leurs compétences. Les commentaires des participants à la réunion peuvent aider le planificateur à trouver les problèmes qu’il n’a pas remarqués afin que, espérons-le, les mêmes erreurs ne se répètent pas lors des réunions futures.
Le but de la réunion doit être gardé à l’esprit par un planificateur pendant qu’il ou elle prend toutes les dispositions pour l’événement. Par exemple, si une réunion d’entreprise était organisée dans le but principal de présenter un nouveau produit de l’entreprise aux cadres supérieurs, le planificateur essaierait de trouver des conférenciers qui connaissaient le mieux le sujet. Selon le produit, il peut également faire en sorte que les produits soient distribués par un assistant au moment opportun pendant la réunion. Lors de l’événement, un planificateur de réunion peut présenter des conférenciers sur une plate-forme ou une scène.
Les planificateurs de réunions doivent prendre toutes les dispositions pour les événements s’adapter au budget qui leur est alloué. Pour éviter les frais d’annulation ou d’autres frais, un organisateur de réunions doit savoir prévoir suffisamment de temps pour réserver l’espace et les services. Il ou elle doit également comprendre les contrats et comment choisir la meilleure proposition parmi les propositions soumises par plusieurs entreprises différentes. Les planificateurs de réunions sont généralement tenus d’avoir au moins un baccalauréat.
L’inscription des participants est soigneusement gérée par un organisateur de réunions. Les planificateurs de réunions doivent s’assurer d’informer les participants des horaires des réunions ainsi que d’organiser l’hébergement et le transport des employés assistant aux réunions en dehors de la ville. Les planificateurs doivent également s’assurer que les éléments d’information tels que les brochures des salons professionnels sont correctement imprimés et livrés à temps.
Les voyages sont une grande partie de la carrière de nombreux planificateurs de réunions. La plupart des organisateurs séjourneront dans de beaux hôtels, car les séminaires d’entreprise ont tendance à se dérouler dans un cadre attrayant. Cependant, les planificateurs doivent s’assurer de surveiller les détails de l’installation ainsi que les événements prévus pendant la réunion et il est généralement nécessaire de commencer le travail tôt le matin. Un planificateur de réunion doit toujours se souvenir de la moindre chose, comme s’assurer que les étiquettes de nom sont arrivées à temps et sont exactes.