L’ajout d’un employé à une équipe peut être anxiogène, mais lorsque l’on doit choisir un assistant personnel, il faut encore plus de soin. Un assistant personnel représente un employeur. En règle générale, un assistant prend les appels, planifie des rendez-vous et agit souvent comme agent de liaison entre l’employeur et le client. En tant que premier point de contact, un assistant doit projeter un comportement amical et professionnel et avoir un bon sens des valeurs et de la mission que l’entreprise souhaite projeter.
Pour choisir un assistant personnel, il faut d’abord élaborer une description de poste avec des tâches spécifiques. Énumérez tout ce dont l’assistant personnel sera responsable et notez les logiciels et programmes nécessaires pour effectuer les tâches. Classez les tâches par ordre d’importance. Si l’assistant passe 60 % de la journée à mettre à jour le contenu Web, il est alors indispensable de sélectionner un assistant avec un degré élevé de familiarité avec Internet. Tous les employés peuvent être formés, mais il est préférable que les points forts d’un assistant personnel correspondent directement à l’essentiel des tâches. Les tâches occasionnelles peuvent être apprises sur le tas sans perdre beaucoup de temps pour la formation.
La liste suivante doit identifier l’éthique de travail de l’entreprise. Qu’est-ce qui est le plus important ? Être à l’heure? Vous apportez des idées créatives à l’équipe ? Finir les travaux dans les délais ? Choisissez un assistant personnel qui présente déjà les qualités et les attitudes que l’entreprise apprécie. Préparez des questions d’approfondissement à l’avance pour explorer les méthodes de travail et les préférences du candidat.
De nombreux employeurs sont tentés de choisir un assistant personnel de formation et de compétences similaires, car ils se sentent à l’aise avec la familiarité. C’est une erreur. L’idée d’un assistant personnel est d’avoir quelqu’un autour qui prendra le relais et contribuera à l’équipe. Plutôt que d’embaucher quelqu’un avec les mêmes compétences, renseignez-vous sur d’autres domaines d’expertise. Dressez la liste des faiblesses actuelles au bas des questions de l’entretien et veillez à vous renseigner également sur les antécédents dans ces domaines.
Pour choisir un assistant personnel capable de gérer les tâches techniques requises, il faut profiter des évaluations en ligne gratuites. Le niveau “expert” d’une personne dans un logiciel peut être l’idée de “novice” d’une autre. N’oubliez pas les espaces de communication. L’assistant personnel communiquera-t-il avec les clients par courrier électronique ou par d’autres méthodes de correspondance écrite ? Obtenez un échantillon d’écriture. Les logiciels, les machines de bureau et les procédures de bureau standard peuvent être formés, mais il peut être difficile d’améliorer les compétences en rédaction pour ceux qui ne sont pas naturellement à l’aise avec la communication écrite. Les fautes d’orthographe, les fautes de frappe et la mauvaise grammaire sont un gros frein pour un client.
Alors, évaluez les besoins et passez du temps à créer la description de poste. Déterminez les critères indispensables, puis réduisez les candidats et demandez des tests. Faites confiance à votre instinct. Si la liste des candidats a été correctement réduite, les meilleurs choix auront probablement toutes les qualités les plus importantes. À ce stade, le choix doit se faire en sélectionnant le candidat avec qui vous avez le meilleur rapport.