La création d’une base de données d’inventaire nécessite une préparation et une planification, telles que la sélection d’un système de gestion de base de données (SGBD) que vous utiliserez. MySQL, Microsoft (MS) Access et Oracle figurent parmi les systèmes les plus utilisés. Vous devrez ensuite décider du type d’informations que vous devrez stocker dans votre base de données d’inventaire. Il existe trois grands types de données : les informations de commande, le produit ou le service et l’inventaire de l’acheteur ou du client. Vos dernières étapes seront la création réelle de la base de données et des tables qu’elle contiendra, l’achèvement du processus de normalisation, le remplissage des tables – même si ce n’est qu’avec des données de test – et le test de la base de données nouvellement créée.
Le choix du SGBD à utiliser est généralement basé sur le coût du logiciel, les plates-formes sur lesquelles il peut être exécuté, la courbe d’apprentissage pour vous-même ou les employés qui seront responsables de la gestion des stocks et de la résolution des problèmes d’inventaire lorsqu’ils se produire. MySQL est un logiciel open source disponible gratuitement par téléchargement sur Internet, et il est souvent livré avec des distributions gratuites de versions serveur du système d’exploitation Linux. L’accès n’est peut-être pas un bon choix pour les très grandes entreprises, et Oracle, qui est assez coûteux, a une courbe d’apprentissage très raide. Après avoir déterminé les types exacts de données dont vous avez besoin, vous serez prêt à commencer à créer la base de données d’inventaire, ce qui peut généralement être accompli à l’aide d’une interface utilisateur graphique (GUI) telle que PHPMyAdmin ou sur la ligne de commande en utilisant le langage SQL.
Si vous effectuez des tâches administratives à l’aide d’une interface graphique, le processus devrait être assez explicite et il devrait y avoir une documentation du programme que vous pouvez consulter. La création d’une base de données d’inventaire sur la ligne de commande nécessite au moins une très bonne connaissance de base du langage SQL, qui est presque toujours utilisé pour travailler avec des bases de données. Les mots « créer une base de données » suivis du nom que vous choisissez de donner à votre base de données constituent la commande à émettre. Vous devrez ensuite exécuter la commande « use » suivie du même nom que vous avez choisi pour y accéder et commencer à créer les tables dont vous avez besoin pour contenir tous les types de données nécessaires. Cela est lancé avec la commande “create table”, suivie du nom de la table, ainsi que d’autres commandes qui définissent des paramètres, tels que les clés étrangères, les clés primaires, les valeurs nulles et la longueur des caractères.
Ces fonctions peuvent presque toujours être exécutées via une interface graphique. Il est très important que votre base de données d’inventaire soit normalisée, un processus nécessaire pour garantir qu’elle puisse grandir et être mise à jour tout en maintenant l’intégrité afin que des rapports précis sur les décisions commerciales prises soient disponibles à tout moment. Selon le nombre de tables et les types de données, la normalisation, qui peut être un processus très complexe, peut devoir être confiée à un spécialiste des bases de données. Il existe trois formes de normalisation : la première forme normale (1NF), la deuxième forme normale (2NF) et la troisième forme normale (3NF). Il est déconseillé d’essayer d’obtenir une normalisation après la création effective de votre base de données d’inventaire.