Pour cr?er une politique de conservation des e-mails, vous devez d’abord indiquer la raison pour laquelle vous r?digez la politique – pour vous conformer aux exigences l?gales, pour conserver la preuve des documents commerciaux ou pour vous assurer que les informations importantes ne sont pas perdues. Le document doit ?galement expliquer quels employ?s la politique affecte et quels types d’e-mails sont inclus. Vous devez ?galement d?cider de la dur?e de conservation des e-mails; vous pouvez ?tre l?galement tenu de conserver certains e-mails pendant une p?riode de temps sp?cifique. Le fait de confier ? un employ? la responsabilit? de surveiller la politique peut aider ? garantir que votre politique est correctement appliqu?e.
Une politique de conservation des e-mails est une proc?dure ?crite sur la mani?re dont une entreprise souhaite que ses employ?s g?rent les communications par e-mail. Les politiques de conservation des e-mails indiquent g?n?ralement les e-mails que les employ?s doivent conserver, pendant combien de temps et comment stocker les e-mails. Dans de nombreuses juridictions, il existe des exigences l?gales concernant la dur?e de conservation des communications de l’entreprise – y compris les e-mails -, il est donc important d’avoir une politique de conservation des e-mails claire.
Lors de la r?daction de votre politique, expliquez quels employ?s de l’entreprise sont couverts par la politique de conservation des e-mails. Selon l’objectif de la mise en ?uvre de la strat?gie en premier lieu, elle peut ne pas s’appliquer ? tout le monde dans votre organisation. Par exemple, les employ?s d’entrep?t qui ne traitent pas de correspondance ?lectronique peuvent ne pas ?tre tenus de se conformer ? la politique. Les repr?sentants du service client, quant ? eux, peuvent ?tre tenus de conserver la plupart de leurs e-mails.
D?crivez les types de correspondance par e-mail qui rel?vent de la gouvernance de la politique de conservation des e-mails. Par exemple, certaines entreprises r?digent des politiques de conservation des e-mails qui concernent les e-mails traitant de questions administratives, fiscales, g?n?rales et ?ph?m?res. La politique de votre entreprise peut traiter sp?cifiquement des e-mails traitant de questions soumises ? des exigences l?gales. Quels que soient les e-mails que vous choisissez d’?tre couverts par la politique, assurez-vous d’?tre clair et concis sur le sujet.
La politique doit ?galement d?crire la dur?e de conservation des e-mails et la mani?re dont les employ?s doivent conserver les e-mails. Pour assurer la conformit? des dossiers, vous pouvez ?tre l?galement oblig? de conserver la correspondance client pendant une p?riode de cinq ans. En plus d’?tre stock? dans une archive de courrier ?lectronique sur votre serveur, la loi peut ?galement exiger que vous imprimiez le courrier ?lectronique et que vous conserviez une copie papier dans le dossier du client. Quelle que soit la proc?dure de conservation de ces enregistrements, assurez-vous de la pr?ciser en d?tail lorsque vous r?digez la politique de conservation des e-mails.
Une bonne politique de conservation des e-mails doit inclure le service ou le titre de l’employ? responsable du suivi des exigences. Votre entreprise peut avoir un service de conformit? ou un employ? charg? de s’assurer que les processus de l’entreprise sont conformes ? la loi. Il peut s’agir de la personne physique charg?e du suivi et de l’application de la politique de conservation des e-mails. Indiquez clairement qui est responsable de la gestion de la politique afin que les employ?s sachent vers qui se tourner s’ils ont des questions ou des probl?mes.
Apr?s avoir cr?? la politique, l’une des ?tapes les plus importantes est de la diffuser. Une politique ne peut ?tre respect?e si les employ?s qui doivent la mettre en ?uvre ne savent pas qu’elle existe. Vous pouvez ?galement organiser une r?union ou une session de formation pour les employ?s concern?s. Cela garantit qu’ils re?oivent les informations dont ils ont besoin pour adh?rer ? la politique de conservation des e-mails.
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