Pour créer une politique de conservation des e-mails, vous devez d’abord indiquer la raison pour laquelle vous rédigez la politique – pour vous conformer aux exigences légales, pour conserver la preuve des documents commerciaux ou pour vous assurer que les informations importantes ne sont pas perdues. Le document doit également expliquer quels employés la politique affecte et quels types d’e-mails sont inclus. Vous devez également décider de la durée de conservation des e-mails; vous pouvez être légalement tenu de conserver certains e-mails pendant une période de temps spécifique. Le fait de confier à un employé la responsabilité de surveiller la politique peut aider à garantir que votre politique est correctement appliquée.
Une politique de conservation des e-mails est une procédure écrite sur la manière dont une entreprise souhaite que ses employés gèrent les communications par e-mail. Les politiques de conservation des e-mails indiquent généralement les e-mails que les employés doivent conserver, pendant combien de temps et comment stocker les e-mails. Dans de nombreuses juridictions, il existe des exigences légales concernant la durée de conservation des communications de l’entreprise – y compris les e-mails -, il est donc important d’avoir une politique de conservation des e-mails claire.
Lors de la rédaction de votre politique, expliquez quels employés de l’entreprise sont couverts par la politique de conservation des e-mails. Selon l’objectif de la mise en œuvre de la stratégie en premier lieu, elle peut ne pas s’appliquer à tout le monde dans votre organisation. Par exemple, les employés d’entrepôt qui ne traitent pas de correspondance électronique peuvent ne pas être tenus de se conformer à la politique. Les représentants du service client, quant à eux, peuvent être tenus de conserver la plupart de leurs e-mails.
Décrivez les types de correspondance par e-mail qui relèvent de la gouvernance de la politique de conservation des e-mails. Par exemple, certaines entreprises rédigent des politiques de conservation des e-mails qui concernent les e-mails traitant de questions administratives, fiscales, générales et éphémères. La politique de votre entreprise peut traiter spécifiquement des e-mails traitant de questions soumises à des exigences légales. Quels que soient les e-mails que vous choisissez d’être couverts par la politique, assurez-vous d’être clair et concis sur le sujet.
La politique doit également décrire la durée de conservation des e-mails et la manière dont les employés doivent conserver les e-mails. Pour assurer la conformité des dossiers, vous pouvez être légalement obligé de conserver la correspondance client pendant une période de cinq ans. En plus d’être stocké dans une archive de courrier électronique sur votre serveur, la loi peut également exiger que vous imprimiez le courrier électronique et que vous conserviez une copie papier dans le dossier du client. Quelle que soit la procédure de conservation de ces enregistrements, assurez-vous de la préciser en détail lorsque vous rédigez la politique de conservation des e-mails.
Une bonne politique de conservation des e-mails doit inclure le service ou le titre de l’employé responsable du suivi des exigences. Votre entreprise peut avoir un service de conformité ou un employé chargé de s’assurer que les processus de l’entreprise sont conformes à la loi. Il peut s’agir de la personne physique chargée du suivi et de l’application de la politique de conservation des e-mails. Indiquez clairement qui est responsable de la gestion de la politique afin que les employés sachent vers qui se tourner s’ils ont des questions ou des problèmes.
Après avoir créé la politique, l’une des étapes les plus importantes est de la diffuser. Une politique ne peut être respectée si les employés qui doivent la mettre en œuvre ne savent pas qu’elle existe. Vous pouvez également organiser une réunion ou une session de formation pour les employés concernés. Cela garantit qu’ils reçoivent les informations dont ils ont besoin pour adhérer à la politique de conservation des e-mails.
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