Une copie certifiée conforme est un duplicata d’un document juridique qui est validé comme une reproduction fidèle et légalement reconnue de la documentation originale. Les détails exacts et les exigences d’une copie certifiée varient selon les régions, mais il existe quelques facteurs applicables à presque tous les documents juridiques de ce type, quelle que soit la situation géographique. Une copie certifiée conforme est souvent une photocopie et porte le sceau et/ou la signature d’un notaire public ou d’une autre personne qui représente l’institution qui délivre le document.
Des copies certifiées conformes peuvent être obtenues pour diverses raisons. Les actes de naissance, les actes de mariage, les jugements de divorce, les relevés de notes et les dossiers publics sont tous des exemples de documents généralement obtenus sous forme de copie certifiée conforme. Il est important de se rappeler qu’une copie certifiée ne signifie pas que les informations sur le document sont correctes ou authentiques ; il indique simplement que la copie est une reproduction fidèle du document original. En d’autres termes, si le document original est incorrect, la copie certifiée le sera également.
Différents endroits ont des règles différentes concernant les copies certifiées conformes. Aux États-Unis, par exemple, de nombreux États autorisent les notaires certifiés à vérifier et valider les copies comme de véritables duplicatas de l’original. Dans la plupart des États, le notaire tamponnera la copie avec un sceau spécial qui soulève légèrement une petite partie du papier dans un design unique. La conception porte généralement le sceau officiel de l’État dans lequel le notaire est certifié.
Il n’y a pas de règles gouvernementales relatives aux copies certifiées conformes en Australie. Les Australiens utilisent principalement une copie certifiée comme moyen d’illustrer qu’une photocopie est une reproduction fidèle du document original. Étant donné qu’aucune loi n’est en place pour dicter les paramètres d’une copie certifiée conforme, elles peuvent être obtenues sans problème auprès de divers bureaux administratifs. Une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité est l’un des types de copies certifiées conformes les plus courants en Australie.
Des copies certifiées conformes des pièces d’identité sont également faciles à obtenir au Royaume-Uni. Les bureaux de poste peuvent remplir cette fonction et, pour une somme modique, une personne peut demander au bureau de poste d’étudier, de vérifier et de valider jusqu’à trois exemplaires de documents juridiques. Bien que tous les bureaux de poste en Angleterre ne puissent pas remplir cette fonction, beaucoup offrent le service et annoncent généralement ce fait. La personne autorisée examinera attentivement les deux documents, écrira les mots «Cette copie est une vraie ressemblance de l’original» sur la copie, signera la copie et la tamponnera.