Lorsqu’une entreprise décide d’acheter un article ou un service et souhaite solliciter des fournisseurs potentiels, elle rédige d’abord une demande de proposition (RFP). L’appel d’offres énonce les critères auxquels les fournisseurs doivent répondre lorsqu’ils proposent pourquoi ils devraient être embauchés pour le travail. Il est important de rédiger un RFP qui soit clair et demande toutes les informations nécessaires, tout en présentant l’entreprise sous un jour positif. Un appel d’offres mal rédigé pourrait signifier que l’entreprise pourrait se retrouver avec des fournisseurs principalement non qualifiés ou de qualité inférieure, ou aucune proposition du tout.
La première étape pour rédiger un appel d’offres consiste tout simplement à déterminer les besoins exacts de l’entreprise. Bien que cela semble assez basique, c’est en fait l’étape la plus souvent ignorée par les entreprises. De nombreuses entreprises commencent à rédiger un appel d’offres sans avoir une compréhension claire de leurs besoins et de leurs désirs, et finissent par demander trop, trop peu ou des choses contradictoires. Les commentaires doivent être sollicités auprès de toutes les personnes impliquées dans le projet concerné, et un consensus doit être atteint sur ce qui est réellement nécessaire avant même que la DP ne commence.
Les fournisseurs devront savoir exactement ce que vous devez accomplir et ce que vous voulez simplement accomplir. De nombreuses entreprises commettent l’erreur lorsqu’elles écrivent un appel d’offres de créer une liste de souhaits de leurs fonctionnalités de rêve, mais en utilisant des mots nécessaires comme doit et doit. Les fournisseurs qui pourraient ne pas être en mesure de répondre à un ou deux de ces critères peuvent ne pas du tout soumettre de proposition s’ils estiment que les critères sont absolument nécessaires. Il est important de faire attention à la langue utilisée, d’enregistrer les mots nécessaires lorsqu’ils sont précis et d’utiliser un langage plus doux tel que le désir et facultatif pour les fonctionnalités préférables.
Avant de solliciter des propositions, il est également judicieux de savoir à quoi ressemblera la proposition idéale. S’il existe plusieurs aspects selon lesquels les propositions seront jugées, par exemple si elles seront jugées en fonction du prix, de l’actualité et de la densité des fonctionnalités, ayez une idée de la part de chacune de ces fonctionnalités qui sera évaluée. Sachez comment une proposition qui offre le prix le plus bas mais un long temps d’attente se comparera à une proposition qui est deux fois plus chère mais prend la moitié du temps. Cela aidera à réduire la confusion et le stress plus tard dans le processus.
En fait, s’asseoir pour rédiger un appel d’offres peut être une procédure assez simple et rapide une fois que les bases ont été posées. L’introduction doit simplement expliquer pourquoi l’entreprise sollicite des propositions et donner un aperçu du reste de la demande, y compris les critères et les délais importants. L’appel d’offres doit ensuite couvrir ce qu’une proposition gagnante doit avoir, suivi des caractéristiques souhaitées et des critères de choix du gagnant, en particulier s’il existe des critères de sélection définis. Ensuite, un calendrier qui définit diverses dates de référence et une date d’échéance finale doit être donné. Enfin, la DP doit donner aux candidats une idée de ce qui se passera ensuite, y compris combien de temps ils peuvent s’attendre à attendre avant d’avoir une réponse, et si ceux qui n’ont pas été choisis peuvent s’attendre à une réponse.