Lorsqu’une entreprise d?cide d’acheter un article ou un service et souhaite solliciter des fournisseurs potentiels, elle r?dige d’abord une demande de proposition (RFP). L’appel d’offres ?nonce les crit?res auxquels les fournisseurs doivent r?pondre lorsqu’ils proposent pourquoi ils devraient ?tre embauch?s pour le travail. Il est important de r?diger un RFP qui soit clair et demande toutes les informations n?cessaires, tout en pr?sentant l’entreprise sous un jour positif. Un appel d’offres mal r?dig? pourrait signifier que l’entreprise pourrait se retrouver avec des fournisseurs principalement non qualifi?s ou de qualit? inf?rieure, ou aucune proposition du tout.
La premi?re ?tape pour r?diger un appel d’offres consiste tout simplement ? d?terminer les besoins exacts de l’entreprise. Bien que cela semble assez basique, c’est en fait l’?tape la plus souvent ignor?e par les entreprises. De nombreuses entreprises commencent ? r?diger un appel d’offres sans avoir une compr?hension claire de leurs besoins et de leurs d?sirs, et finissent par demander trop, trop peu ou des choses contradictoires. Les commentaires doivent ?tre sollicit?s aupr?s de toutes les personnes impliqu?es dans le projet concern?, et un consensus doit ?tre atteint sur ce qui est r?ellement n?cessaire avant m?me que la DP ne commence.
Les fournisseurs devront savoir exactement ce que vous devez accomplir et ce que vous voulez simplement accomplir. De nombreuses entreprises commettent l’erreur lorsqu’elles ?crivent un appel d’offres de cr?er une liste de souhaits de leurs fonctionnalit?s de r?ve, mais en utilisant des mots n?cessaires comme doit et doit. Les fournisseurs qui pourraient ne pas ?tre en mesure de r?pondre ? un ou deux de ces crit?res peuvent ne pas du tout soumettre de proposition s’ils estiment que les crit?res sont absolument n?cessaires. Il est important de faire attention ? la langue utilis?e, d’enregistrer les mots n?cessaires lorsqu’ils sont pr?cis et d’utiliser un langage plus doux tel que le d?sir et facultatif pour les fonctionnalit?s pr?f?rables.
Avant de solliciter des propositions, il est ?galement judicieux de savoir ? quoi ressemblera la proposition id?ale. S’il existe plusieurs aspects selon lesquels les propositions seront jug?es, par exemple si elles seront jug?es en fonction du prix, de l’actualit? et de la densit? des fonctionnalit?s, ayez une id?e de la part de chacune de ces fonctionnalit?s qui sera ?valu?e. Sachez comment une proposition qui offre le prix le plus bas mais un long temps d’attente se comparera ? une proposition qui est deux fois plus ch?re mais prend la moiti? du temps. Cela aidera ? r?duire la confusion et le stress plus tard dans le processus.
En fait, s’asseoir pour r?diger un appel d’offres peut ?tre une proc?dure assez simple et rapide une fois que les bases ont ?t? pos?es. L’introduction doit simplement expliquer pourquoi l’entreprise sollicite des propositions et donner un aper?u du reste de la demande, y compris les crit?res et les d?lais importants. L’appel d’offres doit ensuite couvrir ce qu’une proposition gagnante doit avoir, suivi des caract?ristiques souhait?es et des crit?res de choix du gagnant, en particulier s’il existe des crit?res de s?lection d?finis. Ensuite, un calendrier qui d?finit diverses dates de r?f?rence et une date d’?ch?ance finale doit ?tre donn?. Enfin, la DP doit donner aux candidats une id?e de ce qui se passera ensuite, y compris combien de temps ils peuvent s’attendre ? attendre avant d’avoir une r?ponse, et si ceux qui n’ont pas ?t? choisis peuvent s’attendre ? une r?ponse.