En supposant qu’un étudiant soit inscrit dans une école qui offre des services en ligne aux étudiants, il est généralement possible d’accéder aux notes scolaires en ligne. Les étudiants doivent généralement saisir leurs informations d’identification personnelles pour voir les notes en ligne une fois qu’elles sont publiées, et certains lycées et autres types d’écoles K-12 peuvent offrir un accès en ligne aux parents qui souhaitent surveiller les notes scolaires en ligne. En règle générale, ces services sont gratuits ou le prix est inclus dans les frais de scolarité.
Étant donné que les notes sont considérées comme des informations sensibles, avant que les notes puissent être publiées, l’identité de la personne qui demande les notes doit être vérifiée. De nombreuses écoles disposent de systèmes en ligne pour gérer les classes, demander une aide financière et effectuer d’autres tâches de routine. Dans ces institutions, les gens peuvent accéder aux notes scolaires en ligne une fois qu’ils entrent dans la zone du tableau de bord où ils gèrent d’autres tâches liées à l’école, et le tableau de bord est accessible avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Les écoles qui ne disposent pas de services en ligne étendus peuvent toujours fournir aux élèves et/ou aux parents des noms d’utilisateur et des mots de passe qui les autorisent à accéder à des systèmes leur permettant de voir les notes, les informations de présence et d’autres données de base. Ces types de systèmes peuvent être très utiles pour les parents qui souhaitent surveiller de près les progrès de leurs enfants et pour les étudiants qui souhaitent garder un œil sur leurs notes. Certaines écoles permettent également aux gens de téléphoner et d’entrer un mot de passe pour entendre les notes par téléphone.
L’avantage de consulter les notes scolaires en ligne est qu’il est généralement possible de le faire dès que les notes sont reçues et affichées. En affichant les notes immédiatement, les gens n’ont pas à attendre des semaines pendant que les bulletins sont générés et envoyés par la poste, ce qui peut soulager le stress et la tension. Il peut également y avoir d’autres raisons de vouloir voir les notes en ligne, comme vérifier les notes de mi-session pour suivre les progrès dans une classe, ou avoir besoin de connaître les notes dans le but de les signaler aux collèges le plus rapidement possible.
En règle générale, s’il est possible d’accéder aux notes en ligne, l’école enverra des notifications afin que les gens sachent comment le faire, ou des instructions pour trouver des notes seront incluses dans les brèves orientations données aux étudiants qui utilisent les systèmes d’étudiants en ligne pour gérer tout, du logement à l’abandon des cours. Cependant, l’école peut ne pas toujours fournir ces informations, et il ne fait pas de mal de demander au registraire les options pour afficher les notes scolaires en ligne, juste au cas où.