Un commis comptable est un gardien de registres financiers qui utilise des registres et des logiciels spécialisés pour enregistrer et traiter les dépenses, les reçus, la paie et toutes les autres transactions financières d’une entreprise ou d’une organisation. Ce poste nécessite une aptitude pour les mathématiques, une attention aux détails, une familiarité avec les procédures comptables de base et la maîtrise de l’informatique et des dix touches. Les emplois dans ce domaine vont des commis à la saisie des données comptables au niveau d’entrée aux teneurs de livres à plein temps.
Un commis comptable de niveau d’entrée est généralement requis pour fournir un soutien administratif et comptable au service de comptabilité. Il doit tenir des registres et des fichiers précis, traiter et poster les factures et les paiements, saisir des rapports et des données clés dans un système informatique de grand livre. La flexibilité et la volonté d’effectuer une variété de tâches de soutien sont essentielles au succès dans ce poste.
Un commis comptable dans une grande entreprise peut se spécialiser dans un domaine spécifique, comme les comptes fournisseurs (A/P), les comptes clients (A/R) ou la paie. Un commis aux comptes fournisseurs mettra à jour et conservera les dossiers concernant toutes les dépenses, y compris les cartes de crédit de l’entreprise et les rapports de remboursement des employés. Il traitera les factures des fournisseurs, examinera et surveillera les remises pour paiement anticipé conformément aux politiques de l’entreprise et s’assurera que les paiements sont envoyés dans les délais appropriés. Il sera également chargé de concilier les déclarations des fournisseurs et d’utiliser de bonnes compétences en communication pour résoudre tout écart.
Un commis comptable qui travaille dans le service des comptes débiteurs préparera et soumettra les factures des clients, et publiera et déposera les reçus au fur et à mesure que ces factures sont payées. Si l’entreprise a des encaissements, il maintiendra une comptabilité appropriée des fonds en espèces et des dépôts. La saisie précise des données des reçus est vitale, de sorte que le commis aux comptes clients peut surveiller l’historique des paiements des clients et préparer des rapports indiquant les reçus en souffrance. Si l’entreprise propose un escompte pour paiement anticipé, il est chargé de surveiller l’activité de paiement et de s’assurer que certains escomptes sont correctement crédités.
Les services de paie utilisent également un commis comptable pour collecter et traiter les feuilles de temps, calculer les taxes et autres retenues à la source et préparer les chèques de paie en temps opportun. Il doit s’assurer que les feuilles de temps sont exactes et que les lois du travail applicables sont respectées, y compris les pauses, les limites d’heures pour les travailleurs mineurs et les heures supplémentaires. Un commis à la paie doit être familiarisé avec les lois fiscales applicables et peut être invité à préparer des rapports et à soumettre les retenues aux autorités fiscales compétentes et à d’autres destinataires désignés.
La plupart des entreprises exigent qu’un commis comptable ait un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent, avec une expérience connexe ou des cours liés à la comptabilité. Les grandes entreprises ou celles qui recherchent une assistance plus spécialisée peuvent rechercher un candidat titulaire d’un diplôme d’associé ou d’une certification connexe. Un commis comptable principal aura besoin de plusieurs années d’expérience ou d’un diplôme d’associé ou de baccalauréat. Ce poste requiert des compétences de pensée critique pour évaluer les données, analyser les problèmes et mettre en œuvre des solutions. Un commis principal supervise souvent la comptabilité analytique et les pratiques d’inventaire, et produit des rapports mensuels tels que des comptes de résultat et des bilans.
Certaines petites entreprises peuvent combiner deux ou plusieurs fonctions de commis comptable spécialisé, ou peuvent utiliser un comptable pour effectuer toutes les opérations et la tenue des registres financiers. Un comptable à plein temps est polyvalent et expérimenté dans tous les aspects des opérations financières quotidiennes de l’entreprise. Une connaissance des pratiques de tenue de livres, des exigences en matière de paie et des rapports comptables est requise. Une bonne communication et des compétences interpersonnelles sont également précieuses, car un comptable est en contact régulier avec les fournisseurs, les clients et les employés.