Un consultant en aide financière travaille avec divers collèges et universités pour rationaliser le déploiement des systèmes informatisés de gestion de l’aide financière et enseigner aux utilisateurs les opérations de base. Le consultant se rendra dans chaque école pour offrir une formation aux gestionnaires et aux employés des bureaux d’aide financière. Les écoles ayant déjà installé des systèmes de gestion de l’aide financière peuvent avoir besoin d’un consultant pour effectuer des examens périodiques et des mises à niveau logicielles.
Les collèges et universités des États-Unis utilisent des systèmes informatiques d’aide financière complexes et diversifiés pour organiser, stocker et attribuer des subventions, des prêts et des bourses aux étudiants. Une fois que l’école a acheté un système de gestion spécifique, le consultant en aide financière se rend généralement au bureau principal pour configurer les paramètres du logiciel afin de répondre aux besoins du programme d’aide financière. Le consultant peut ajouter ou supprimer des modules logiciels à la demande de l’école pour le système le plus personnalisé.
La formation et la communication avec les employés du collège qui utiliseront le nouveau système sont impératives; le consultant en aide financière doit expliquer et démontrer en détail le fonctionnement du logiciel. L’école peut demander à n’avoir que la direction dans le cadre de la réunion de formation, ou tous les employés de l’aide financière peuvent participer à la manifestation. Toute question ou préoccupation doit être discutée avec le consultant en aide financière avant de travailler avec le nouveau système logiciel afin d’éviter toute erreur de transaction financière.
La technologie évolue très rapidement et le conseiller en aide financière doit rester informé et formé pour aider sa clientèle. De nouvelles versions logicielles et des modules d’aide supplémentaires peuvent être créés pour améliorer un système actuel de gestion de l’aide financière ; le consultant doit être périodiquement formé par l’éditeur de logiciels pour pouvoir expliquer les nouvelles fonctionnalités aux clients. Il ou elle peut contacter divers clients pour organiser des réunions d’examen pour l’apprentissage et l’installation des nouveaux progiciels.
Les écoles peuvent avoir besoin de vérifier leurs comptes d’aide financière pour s’assurer que les fonds sont alloués correctement. Le consultant en aide financière doit être présent pour l’audit afin d’observer que le système est correctement accessible. Tout dysfonctionnement ou erreur doit être examiné par le consultant pour éviter de futurs problèmes liés au logiciel.
Être consultant en aide financière nécessite la volonté de voyager et d’excellentes compétences en communication. La plupart des postes de consultant exigent également que le candidat ait un diplôme universitaire de quatre ans, ainsi qu’une certaine expérience dans le secteur de l’aide financière. De nombreuses entreprises formeront des consultants nouvellement embauchés afin qu’ils connaissent bien les différents progiciels de marque.