Un coordinateur de proposition est un poste essentiel dans de nombreuses sociétés de vente. Les tâches comprennent la collecte de données auprès d’une variété de contributeurs dans plusieurs départements ou domaines fonctionnels, la mise en forme des propositions en fonction des exigences de soumission, le suivi des délais et la surveillance de l’état des propositions soumises. Un coordinateur de proposition peut être dédié au travail dans une grande entreprise ou, dans une petite entreprise, peut avoir des fonctions supplémentaires. Le coordinateur est souvent un membre de l’équipe de vente, mais peut également faire partie des services de marketing ou de développement commercial.
Toute entreprise qui vend quelque chose, que ce soit un produit ou un service, devra rédiger des propositions. Cela peut être en réponse à une demande de tarification ou peut simplement être une tentative proactive de gagner des affaires. Certaines propositions sont assez simples et n’incluent que des informations de base telles qu’une liste de livrables, de conditions et de prix. D’autres propositions, en particulier celles pour des travaux importants et complexes, sont assez longues et nécessitent l’assemblage de nombreuses informations.
Quel que soit le degré de complexité, chaque proposition doit être élaborée avant de pouvoir être présentée au client. C’est là qu’intervient un coordinateur de proposition. Son travail consiste à examiner les exigences de chaque proposition et à élaborer un document qui répond à tous ces critères.
L’une des tâches principales d’un coordinateur de proposition consiste à établir les prix. Cela peut inclure le calcul des prix des produits et des services, les taxes, les frais d’expédition et plus encore. Dans la plupart des cas, le coordinateur n’est pas chargé de générer les prix ou de déterminer les majorations, mais est plutôt responsable d’obtenir des informations sur les prix de la ou des parties appropriées et de les inclure dans la proposition.
D’autres types d’informations doivent également être placés dans certaines propositions. Lorsque vous répondez à une demande d’offre, par exemple, une proposition doit inclure toutes les informations spécifiées par cette demande. Cela peut inclure des informations sur les cotes de crédit, l’utilisation des sous-traitants et les références. Les offres peuvent également exiger que des pièces justificatives, telles qu’une preuve d’assurance, soient incluses dans la réponse à l’offre. Le coordinateur de la proposition sera responsable de la collecte de toutes les données requises dans des domaines tels que la comptabilité, la gestion des risques, les opérations et les achats pour l’élaboration du document de réponse à l’appel d’offres.
Dans de nombreux cas, un coordinateur de proposition est responsable de la gestion d’un calendrier de proposition. Cela peut inclure de rappeler aux contributeurs quand l’information est due et d’assurer le suivi lorsque l’information n’est pas reçue. Cela signifie également s’assurer que les propositions sont livrées à la date d’échéance. Certains coordinateurs de propositions gardent également une trace des propositions qui ont été soumises et des documents qui sont acceptés et qui sont rejetés.