Un coordonnateur de réunion facilite généralement les réunions et maintient un calendrier d’entreprise. Le travail d’un coordinateur de réunion ou de conférence comporte de nombreuses parties potentielles, mais la plupart d’entre elles consistent à faciliter les réunions entre les membres d’une entreprise ou d’autres parties. Généralement, le coordinateur de réunion est un planificateur de haut niveau spécialisé dans la logistique de toutes sortes de réunions, des réunions internes régulièrement programmées aux grandes conférences.
Un domaine général de responsabilité d’un coordinateur de réunion peut impliquer des tâches de comptabilité de réunion ou de conférence. Ces professionnels peuvent estimer les coûts d’une réunion, d’une conférence ou d’un événement, en fournissant les coûts des articles à budgétiser dans le budget total de l’entreprise. L’estimation des coûts et l’achat font partie de ce que les coordonnateurs de réunions pourraient faire pour faciliter les événements.
Un autre aspect de la coordination des réunions est le maintien des rôles de présence. Les coordinateurs de réunions peuvent réserver des places dans les réunions ou accepter les annulations, en maintenant une liste à jour des personnes qui assisteront à un événement d’entreprise spécifique. Ces professionnels peuvent également gérer une gamme de conflits de réservation ou de problèmes d’horaire.
De nombreux coordonnateurs de réunions ou de conférences travaillent en étroite collaboration avec les dirigeants d’entreprise. Ils peuvent travailler sur des événements qui se produisent au sein d’un département, des événements qui se produisent entre les départements ou des événements dans lesquels les dirigeants d’entreprise se mettent en réseau avec des parties externes. Dans tous ces cas, les coordonnateurs de réunions travailleront dans des rôles administratifs pour s’assurer que les réunions et autres événements se déroulent sans heurts.
En plus de planifier les réunions, conférences et événements proprement dits, les coordinateurs de réunions peuvent planifier des réunions avant ou après l’événement pour obtenir plus d’informations sur ce qui est nécessaire. Cela peut inclure la collecte de membres du personnel expérimentés qui peuvent donner leur avis sur un événement avant qu’il ne se produise, ainsi que la tenue de réunions après l’événement pour informer les chefs de service ou les cadres de ce qui s’est passé lors d’une réunion ou d’un événement.
Les coordinateurs de réunions ou de conférences peuvent également collaborer avec le personnel d’entretien des installations pour s’assurer que les lieux où se déroulent les événements sont dans un état présentable. Les questions de santé et de sécurité peuvent également être évaluées avant un événement. Un coordinateur de réunion peut également se pencher sur les différents types d’assurances qui peuvent être nécessaires pour un grand événement d’entreprise, ou même pour une réunion interne. Tout cela n’est qu’une partie de ce que les planificateurs de réunions de haut niveau peuvent avoir besoin de poursuivre sous la rubrique générale de la logistique et de la planification.