Un superviseur de la facturation préside une équipe de commis qui sont responsables de l’envoi des factures aux clients et de la collecte des paiements. Le superviseur doit assigner des tâches au bureau de facturation et superviser les activités quotidiennes des commis. Dans certains cas, le superviseur peut avoir le pouvoir de recruter et de licencier des commis, tandis que les superviseurs sont presque toujours chargés de fournir une formation et des conseils en cours d’emploi.
Les compagnies d’assurance, les hôpitaux, les sociétés de télévision par satellite et d’autres fournisseurs de services emploient généralement des équipes de facturation internes, et ces équipes sont gérées par un superviseur de la facturation. Certains employeurs exigent que les superviseurs aient obtenu des diplômes universitaires en administration des affaires, en comptabilité, en gestion ou dans un domaine similaire. D’autres entreprises emploient simplement des commis à la facturation expérimentés et qualifiés dans des rôles de superviseur. Les grandes compagnies d’assurance peuvent employer plusieurs superviseurs de la facturation pour présider des équipes de commis qui gèrent les paiements pour différents types de polices.
Chaque jour, le superviseur de la facturation doit généralement fournir aux commis des listes de clients qui doivent être facturés pour des services récents. Dans de nombreux cas, le superviseur doit remplir des rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels pour suivre le nombre de clients qui ont été facturés et le nombre de factures qui ont été payées. Le superviseur peut aider les commis à localiser les clients qui ne sont pas facilement joignables. De plus, le superviseur de la facturation a normalement une certaine connaissance des pratiques et des lois locales en matière de recouvrement et peut donc conseiller les commis sur la meilleure manière légale de recouvrer une dette en souffrance.
Les clients contestent parfois les factures soit parce que les services énumérés n’ont pas été fournis, soit parce que le total de la facture s’écarte du coût estimé des services. Dans de nombreux pays, les compagnies d’assurance paient les primes médicales au nom de l’assuré, mais les polices d’assurance ne couvrent généralement que certains coûts. Dans ce cas, les commis à la facturation doivent facturer à l’assuré le reste de la facture. Les frais impliquant des tickets modérateurs donnent souvent lieu à des différends entre les commis et les consommateurs. De tels litiges sont généralement transmis au superviseur de la facturation qui a le pouvoir de renoncer aux frais ou de confirmer les informations fournies par le greffier si la facture était correcte.
En plus de tenter de résoudre les différends impliquant des clients, le superviseur de la facturation doit également traiter des différends interpersonnels impliquant des commis. Le superviseur de la facturation a normalement la responsabilité de rédiger l’horaire du personnel et a généralement le pouvoir de discipliner le personnel qui est en retard, ne se présente pas au travail ou qui fonctionne mal au travail. Dans certains pays, les employés sont tenus de soumettre des cartes de pointage qui détaillent leurs heures travaillées et le superviseur de la facturation doit signer ces cartes pour autoriser les paiements de la paie.