Un r?ceptionniste est une personne occupant un poste de bureau et de secr?tariat qui consiste ? ?tre le visage et la voix d’une entreprise, tout en coordonnant la communication entre les clients d’une entreprise et ses employ?s. Dans une soci?t? immobili?re, un r?ceptionniste immobilier doit faire preuve d’excellentes comp?tences t?l?phoniques et d’un souci du d?tail requis par la nature de l’entreprise. Les exigences ?ducatives pour ce poste comprennent le minimum d’un dipl?me d’?tudes secondaires, tandis que beaucoup ont une formation suppl?mentaire. Combin?es, les responsabilit?s de la r?ceptionniste peuvent ?tre grossi?rement class?es en services ? la client?le, de bureau, organisationnels; il ou elle peut ?galement agir en certaines qualit?s officielles, comme agir en tant que notaire pour certains documents.
Le service ? la client?le et d’excellentes comp?tences t?l?phoniques sont quelques-unes des principales responsabilit?s de ce poste. Une r?ceptionniste immobili?re est souvent le premier contact officiel d’un client avec une agence immobili?re, m?me si ce n’est que sous forme de voix. Dans un bureau solo ou multi-agents, une r?ceptionniste immobili?re se tient au courant des emplacements des agents, des listes et de l’?tat des contrats. Il ou elle prend les messages des parties concern?es – acheteurs potentiels, vendeurs, cabinets de titres, cabinets d’avocats et autres agents – et les transmet aux personnes appropri?es. Les r?ceptionnistes gardent ?galement une trace des multiples rendez-vous n?cessaires dans l’immobilier, en informant les parties concern?es pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Selon la taille du bureau immobilier et le nombre d’agents immobiliers en exercice, un r?ceptionniste immobilier peut ?galement ?tre responsable des t?ches de bureau de base et du traitement de texte. Ces activit?s peuvent inclure la saisie de contrats pour les acheteurs ou les vendeurs et la gestion de la correspondance sortante de l’agence. Il ou elle peut ?galement ?tre responsable de la mise ? jour des annonces immobili?res pour publication, en ligne ou dans un journal?; dans certains bureaux, la responsabilit? de la r?ceptionniste immobili?re peut s’?tendre ? la mise ? jour du site Web et des annonces en ligne d’une agence. Les t?ches de bureau peuvent ?galement inclure l’organisation et la commande de fournitures de bureau g?n?rales ainsi que celles li?es au m?tier telles que la signalisation ext?rieure, les brochures cibles et les cartes de visite. Les r?ceptionnistes sont souvent ?galement responsables de la r?ception et du tri du courrier entrant vers des agents sp?cifiques, le directeur du bureau ou le propri?taire de l’agence et le comptable du bureau pour les factures d’honoraires de l’entreprise.
La plupart des employ?s dans ce r?le ont au minimum un dipl?me d’?tudes secondaires. De nombreux r?ceptionnistes ont une formation en secr?tariat, et un pourcentage important ont des certificats ou des dipl?mes d’associ? dans un domaine connexe. Bien qu’une certification en tant qu’agent immobilier ne soit g?n?ralement pas n?cessaire, elle peut ?galement ?tre utile pour les candidats postulant ? ces postes.