Un réceptionniste est une personne occupant un poste de bureau et de secrétariat qui consiste à être le visage et la voix d’une entreprise, tout en coordonnant la communication entre les clients d’une entreprise et ses employés. Dans une société immobilière, un réceptionniste immobilier doit faire preuve d’excellentes compétences téléphoniques et d’un souci du détail requis par la nature de l’entreprise. Les exigences éducatives pour ce poste comprennent le minimum d’un diplôme d’études secondaires, tandis que beaucoup ont une formation supplémentaire. Combinées, les responsabilités de la réceptionniste peuvent être grossièrement classées en services à la clientèle, de bureau, organisationnels; il ou elle peut également agir en certaines qualités officielles, comme agir en tant que notaire pour certains documents.
Le service à la clientèle et d’excellentes compétences téléphoniques sont quelques-unes des principales responsabilités de ce poste. Une réceptionniste immobilière est souvent le premier contact officiel d’un client avec une agence immobilière, même si ce n’est que sous forme de voix. Dans un bureau solo ou multi-agents, une réceptionniste immobilière se tient au courant des emplacements des agents, des listes et de l’état des contrats. Il ou elle prend les messages des parties concernées – acheteurs potentiels, vendeurs, cabinets de titres, cabinets d’avocats et autres agents – et les transmet aux personnes appropriées. Les réceptionnistes gardent également une trace des multiples rendez-vous nécessaires dans l’immobilier, en informant les parties concernées pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Selon la taille du bureau immobilier et le nombre d’agents immobiliers en exercice, un réceptionniste immobilier peut également être responsable des tâches de bureau de base et du traitement de texte. Ces activités peuvent inclure la saisie de contrats pour les acheteurs ou les vendeurs et la gestion de la correspondance sortante de l’agence. Il ou elle peut également être responsable de la mise à jour des annonces immobilières pour publication, en ligne ou dans un journal ; dans certains bureaux, la responsabilité de la réceptionniste immobilière peut s’étendre à la mise à jour du site Web et des annonces en ligne d’une agence. Les tâches de bureau peuvent également inclure l’organisation et la commande de fournitures de bureau générales ainsi que celles liées au métier telles que la signalisation extérieure, les brochures cibles et les cartes de visite. Les réceptionnistes sont souvent également responsables de la réception et du tri du courrier entrant vers des agents spécifiques, le directeur du bureau ou le propriétaire de l’agence et le comptable du bureau pour les factures d’honoraires de l’entreprise.
La plupart des employés dans ce rôle ont au minimum un diplôme d’études secondaires. De nombreux réceptionnistes ont une formation en secrétariat, et un pourcentage important ont des certificats ou des diplômes d’associé dans un domaine connexe. Bien qu’une certification en tant qu’agent immobilier ne soit généralement pas nécessaire, elle peut également être utile pour les candidats postulant à ces postes.