Dans presque tous les cas, il y a des dépenses impliquées dans la gestion d’une entreprise. Ce sont les frais d’exploitation. Il existe généralement deux groupes de coûts d’exploitation. L’un concerne les coûts variables, qui ne sont pas constants. L’autre est les coûts fixes, qui sont des dépenses engagées de façon régulière, quel que soit le volume d’affaires.
Une personne peut souvent déterminer si une dépense est fixée ou non en considérant comment elle est payée. Si de l’argent doit être mis à disposition pour payer un article sur une base régulière, il s’agit probablement d’un coût fixe. Par exemple, une imprimerie peut prendre un bail de 20 ans sur une photocopieuse. Des paiements peuvent être exigés le premier du mois. Il s’agit d’un coût fixe.
On pourrait soutenir qu’il ne s’agit pas d’un coût fixe car il n’est payable que pour une période de 20 ans. Cependant, il faut se rendre compte qu’après la période de location, le bail devra soit être prolongé ou une autre machine devra être louée à sa place pour que l’entreprise fonctionne. Pour cette raison, la location de la machine est considérée comme un coût fixe.
Pour clarifier les coûts fixes, on peut établir un contraste entre eux et les coûts variables. L’entretien d’une machine à copier, par exemple, est un coût variable. S’il n’y a pas d’activité, le toner de la machine n’aura pas besoin d’être remplacé. Les réparations ne seront nécessaires qu’en cas de dysfonctionnement ou de casse d’une partie de la machine. Étant donné que ces éléments ne nécessitent pas de dépenses régulières, ce ne sont pas des coûts fixes.
Bien que les coûts fixes se caractérisent par des paiements réguliers, cela ne signifie pas que les prix sont fixes. Une dépense à coût fixe peut fluctuer. L’hypothèque sur un immeuble peut être considérée comme une dépense fixe. Dans certains endroits, les taux hypothécaires sont affectés par les taux d’intérêt nationaux. Cela signifie que si le taux d’intérêt augmente, le prix des hypothèques des particuliers augmentera.
L’électricité est aussi généralement considérée comme un coût fixe. Dans la plupart des cas, une facture d’électricité variera d’un mois à l’autre. Le montant de la facture est affecté par le volume d’affaires, mais pas au point qu’il soit possible que des mois s’écoulent sans facture. Même si l’entreprise est fermée pendant une saison ou si elle n’effectue aucune transaction avec les clients pendant une période, il y a toujours de l’électricité qui circule à cet endroit et donc une facture qui doit être payée.