Les frais de déplacement professionnel sont les frais encourus par une personne lorsqu’elle voyage pour des raisons professionnelles. Ceux-ci peuvent inclure les frais de transport comme le carburant, le kilométrage et les billets d’avion, ainsi que les pourboires aux fournisseurs de services, la nourriture et les dépenses connexes. Lorsque des personnes engagent des frais de déplacement professionnel pour le compte d’un employeur, elles sont indemnisées. Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants peuvent réclamer des frais de déplacement professionnel à titre de déduction fiscale lorsqu’ils déclarent leurs déclarations de revenus à la fin de l’année.
Pour être considérés comme des frais de déplacement professionnel, les coûts doivent être associés à un voyage effectué par une personne pour des raisons professionnelles. Alors que les gens peuvent mélanger le plaisir aux voyages d’affaires, la majeure partie du voyage doit être pour le travail. Les lois précises varient selon les pays. En règle générale, tant que les gens peuvent montrer qu’un voyage a été fait spécifiquement pour le travail et n’aurait pas été fait autrement, comme lorsque quelqu’un reçoit l’ordre d’aller quelque part ou doit voyager pour une promotion professionnelle ou des réunions avec des clients, la plupart des dépenses du voyage compteront comme les frais de déplacement professionnel.
Les frais de déplacement professionnel peuvent être divisés en frais de déplacement réels, y compris les péages de pont, les frais de location de voiture, etc., ainsi que le logement, la nourriture et d’autres besoins de base satisfaits pendant le voyage. Les frais de conférence et autres dépenses similaires peuvent également être réclamés dans une zone différente de la déclaration de revenus. Les gens ne peuvent pas réclamer de cadeaux ou d’articles récréatifs achetés pendant un voyage; les frais de mise en commun, par exemple, ne comptent pas comme une dépense d’entreprise, pas plus que les cadeaux achetés à la boutique hors taxes, à moins qu’ils ne soient achetés pour des raisons professionnelles comme des cadeaux pour les clients.
Certains employeurs fournissent à leurs employés des cartes de crédit qu’ils peuvent utiliser pour les dépenses liées au travail. Les gens doivent conserver les reçus et la documentation. La carte de crédit peut être annulée si un employé l’utilise à des fins non autorisées. D’autres employeurs peuvent fournir aux employeurs des espèces ou des chèques à utiliser lors d’un voyage. Une autre option pour gérer les frais de déplacement consiste à demander aux employés de les payer d’avance et de rembourser les frais de déplacement plus tard. Pour le remboursement, les employés doivent remplir des formulaires documentant leurs dépenses, en joignant leurs reçus pour montrer comment et où l’argent a été dépensé. L’employeur peut plafonner le remboursement avec des limites d’indemnités journalières.
Les personnes qui réclament des frais de voyage sur leurs impôts doivent tenir des registres minutieux afin de pouvoir fournir des informations si les autorités fiscales décident de procéder à un audit. Les frais de voyage et de divertissement sont deux domaines généralement gonflés dans les déclarations de revenus et les gens doivent en être conscients lors du dépôt de leurs déductions; des dépenses très élevées peuvent sembler suspectes et susciter un intérêt de la part des autorités fiscales. Il n’est pas faux de dépenser beaucoup d’argent pour les déplacements liés au travail, mais il est utile d’avoir des pièces justificatives très solides pour étayer la demande de déduction.