Les perspectives de comptabilisation des paiements minimaux au titre de la location diffèrent entre le locataire et le bailleur. Du point de vue du locataire, ces paiements sont calculés pour déterminer le montant le plus bas payable pour la durée du bail. Les bailleurs, cependant, doivent déterminer la valeur du bail à un moment donné, ce qui se fait en ajoutant et en soustrayant d’autres facteurs de coût pour arriver au paiement de location minimum. La détermination de ces minimums n’est pas toujours simple pour l’une ou l’autre des parties, car outre la structure de paiement réelle, il existe d’autres facteurs de coût qui peuvent ou non entrer en jeu. Certains de ces coûts sont supportés par le locataire, gonflant le paiement minimum de location, tandis que d’autres sont supportés par le bailleur, érodant la valeur du contrat de location.
Les paiements de location typiques sont calculés en divisant simplement le montant total dû pour les baux à la fin des contrats, par le nombre total de paiements à effectuer. Le montant obtenu, cependant, ne fournira pas une représentation précise des paiements minimaux de location. Les facteurs qui ont généralement un impact sur le preneur sont les conditions contractuelles supplémentaires, les garanties données concernant les valeurs foncières du bien loué à la fin du bail et les indemnités supplémentaires requises si le bail n’est pas renouvelé comme convenu. Prendre en compte chacun de ces facteurs pertinents et savoir comment le preneur envisage d’exercer ces options permettra au comptable du preneur d’arriver à un chiffre précis.
En revanche, les mêmes principes s’appliquent au bailleur lorsqu’il évalue la valeur du bail à un moment donné. En plus de déterminer comment le preneur a l’intention d’exercer des options liées à des facteurs de coût pertinents, le bailleur doit également tenir compte de tous les frais supplémentaires qu’il encourt. Ces frais encourus par le bailleur peuvent inclure des frais d’entretien, d’assurance ou même des taxes dans certains cas. La soustraction de ces facteurs de coût, tout en tenant compte des facteurs supportés par le locataire, permettra au bailleur de tenir compte des paiements minimaux de location. Par la suite, le bailleur peut l’utiliser comme point de départ pour déterminer la valeur à un moment donné pendant le bail, puis attribuer cette valeur à des fins comptables.
La réglementation du Financial Accounting Standards Board (FASB) fournit des normes documentées qui doivent être suivies des deux points de vue lors de la détermination des paiements minimaux de location. Le respect de ces normes garantit que le preneur et le bailleur parviennent à des valeurs en utilisant des méthodologies standard qui sont comprises par tous les comptables et gestionnaires. La détermination des valeurs actuelles, quel que soit le but, peut avoir un impact majeur sur la comptabilité globale d’une entreprise. Le faire avec précision aide les entreprises à éviter de mal interpréter les rapports financiers ou de déformer les valeurs raisonnables des contrats de location.