Les transactions ouvertes sont tout type d’activités financières qui ne sont pas considérées comme étant complètement réglées à la fin d’une période comptable spécifiée. Les transactions commerciales de ce type restent ouvertes jusqu’à ce qu’elles soient finalement réglées intégralement dans une période ultérieure. Étant donné que de nombreux types d’entreprises fonctionnent avec un processus qui crée des transactions en suspens qui peuvent rester en suspens pendant plusieurs semaines, voire plus, la plupart des systèmes comptables fournissent des moyens de suivre le flux et le reflux des transactions ouvertes dans le cadre du processus de recouvrement, et pour se tenir au courant du type de revenu qui peut être généré dans une ou plusieurs périodes à venir.
L’un des moyens les plus simples de comprendre les transactions ouvertes est d’envisager l’achat de biens ou de services auprès d’une entreprise dans laquelle la dette n’est pas réglée immédiatement par l’acheteur offrant un paiement en espèces au moment de l’achat. Dans ce type de configuration, le vendeur émettra généralement une facture à l’acheteur, qui dispose alors d’un certain nombre de jours calendaires pour effectuer le paiement intégral. En supposant que la transaction a lieu au milieu d’un mois comptable et que les conditions de paiement sont de 30 jours, l’acheteur peut ne pas effectuer de paiement au cours de ce mois comptable en cours. Dans ce cas, la transaction est identifiée comme ouverte ou en cours à la clôture de ce mois comptable.
Presque toutes les entreprises qui ne dépendent pas de paiements immédiats pour des biens ou des services auront des transactions ouvertes qui doivent être comptabilisées dans les registres comptables de l’entreprise. Le processus de vieillissement permet de suivre le statut de ces transactions ouvertes et offre la possibilité de déterminer si une transaction particulière reste ouverte pendant une période de temps inhabituelle. Par exemple, si le vieillissement sur une facture particulière est maintenant de 45 jours et que ce client paie généralement dans un délai de 28 à 30 jours, l’entreprise peut prendre contact avec le client pour s’assurer que la facture a bien été reçue. De ce point de vue, le suivi de l’état des transactions ouvertes facilite la gestion des efforts de recouvrement et la correction des oublis ou d’autres problèmes susceptibles de retarder la réception des paiements des clients.
La gestion du montant des transactions ouvertes est très importante pour la stabilité financière de toute entreprise. Afin de s’assurer que des revenus suffisants sont régulièrement reçus afin d’honorer les dettes de l’entreprise, les entreprises organisent souvent des processus de facturation pour offrir aux clients de nombreuses opportunités de verser les paiements le plus rapidement possible. Quelque chose d’aussi simple que de savoir quels jours du mois un client met de côté pour couper les chèques pour les factures impayées et de chronométrer la livraison d’une facture à ce client peut aider à raccourcir le délai entre la facturation et la réception du paiement, une stratégie qui aide également à conserver le nombre. et la valeur monétaire des transactions ouvertes dans une fourchette acceptable.
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