La comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse sont deux types de méthodes comptables différentes. Alors qu’une entreprise peut choisir l’une ou l’autre méthode pour enregistrer les transactions financières, les grandes entreprises utilisent généralement la comptabilité d’exercice. La plus grande différence entre la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse est l’enregistrement des transactions. La base d’exercice oblige les entreprises à enregistrer les transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent ; La base de caisse enregistre les transactions chaque fois que l’argent change de mains au cours d’une transaction. Des différences mineures se produisent en dehors de cette exigence importante.
Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice bénéficient souvent de meilleurs rapports historiques. L’enregistrement des transactions en fonction de leur occurrence signifie que chaque période comptable reflète avec précision les activités de chaque mois. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent examiner ces rapports et déterminer les ventes et les flux de trésorerie auxquels ils peuvent s’attendre à l’avenir. Entre la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse, seule la comptabilité d’exercice permet d’obtenir des enregistrements historiques précis. Les rapports de caisse historiques indiquent les mois au cours desquels l’entreprise a enregistré des encaissements ou des paiements en espèces élevés.
Une autre différence entre les méthodes de comptabilité d’exercice et de comptabilité de caisse est l’état des flux de trésorerie. La base d’exercice ne permet pas de suivre avec précision les flux de trésorerie. Au fur et à mesure des transactions, le changement de mains en espèces n’est pas une exigence. Par conséquent, une entreprise peut connaître des ventes élevées et un faible flux de trésorerie. L’état des flux de trésorerie identifie les principales sources et utilisations de la trésorerie pour les entreprises utilisant la comptabilité d’exercice.
La comptabilité de caisse n’exige pas un état séparé des flux de trésorerie, bien qu’une entreprise puisse toujours en préparer un si elle le souhaite. Une entreprise fait l’expérience de comptes de caisse précis dans le grand livre général parce que le grand livre reflète le compte bancaire. Cet appariement entre les deux permet à une entreprise de s’assurer qu’elle dispose de suffisamment de liquidités pour gérer ses opérations. L’état des flux de trésorerie permet cependant d’identifier les sources de trésorerie.
Chaque méthode comptable est acceptable pour la présentation des informations financières. Pour les petites entreprises qui choisissent entre les méthodes de comptabilité d’exercice et de comptabilité de caisse, elles choisissent souvent cette dernière. La comptabilité de caisse est plus facile à utiliser et nécessite moins d’entrées sur une base mensuelle. Les propriétaires d’entreprise qui ne connaissent pas les principaux principes comptables peuvent utiliser la comptabilité de caisse jusqu’à ce que leur entreprise atteigne une certaine taille. À ce stade, les entreprises ont souvent intérêt à utiliser la comptabilité d’exercice.
Aucune règle spécifique n’existe dans les normes comptables nationales pour passer de la comptabilité d’exercice à la comptabilité de caisse. Les comptables utilisent cependant des directives générales. Les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est de 5 millions de dollars américains (USD) devraient passer à la comptabilité d’exercice. Le changement de méthode comptable s’applique également aux entreprises dont les ventes basées sur les stocks sont d’un million de dollars américains.