La différence entre les comptes subsidiaires et les comptes généraux est fonctionnelle. Le grand livre général d’une entreprise est le livre des comptes de premier plan qui composent son système comptable. Le grand livre auxiliaire est un sous-compte d’un compte du grand livre. Les grands livres enregistrent les transactions d’articles dans les principales catégories de comptes. Les grands livres auxiliaires fournissent les détails de l’un de ces éléments de ligne, créant un mini-compte distinct pour l’élément qui peut suivre les transactions spécifiques à cet élément.
Toutes les entreprises sont tenues de maintenir un système de comptabilité par les agences gouvernementales. Les petites entreprises tiennent des livres afin que les autorités fiscales puissent percevoir périodiquement les taxes sur les ventes, l’emploi et le revenu. Les grandes sociétés publiques ont ces responsabilités et sont également tenues par les organismes gouvernementaux de réglementation des valeurs mobilières de maintenir un système de comptabilité pour rendre compte de la situation financière de la société aux investisseurs. Bien que les entreprises non publiques puissent techniquement maintenir n’importe quel type de système de comptabilité reflétant avec précision les revenus et les dépenses, nombre d’entre elles conforment leurs systèmes aux normes fixées par les sociétés publiques. Les entreprises publiques utilisent un système de comptabilité en partie double conforme aux normes fixées par les conseils d’examen des normes comptables internationales et nationales.
La comptabilité en partie double est un système qui suit sept types de comptes :
actif
passifs
de revenus
dépenses
gains
pertes
capitaux propres
Ces comptes sont collectivement appelés le grand livre général. Le grand livre général tient des comptes généraux qui relèvent des sept catégories de comptes. Par exemple, les entreprises ont généralement des comptes du grand livre pour les immobilisations, les actifs courants, les passifs courants, les passifs à long terme, les revenus des ventes et les frais administratifs. Les inscriptions sont effectuées sur ces comptes en utilisant des notations de débit et de crédit compensatoires.
Étant donné que les comptes du grand livre général sont des comptes de niveau supérieur qui peuvent contenir des sous-composants, les grands livres auxiliaires sont utilisés pour fournir des détails justificatifs à un poste de compte. Les comptes subsidiaires et du grand livre ont une relation de dépendance, mais la façon dont une personne gère les deux types de comptes et saisit les informations est la même. La différence entre les comptes subsidiaires et les comptes généraux réside simplement dans la manière dont les comptes sont utilisés.
Par exemple, un grossiste tient généralement un compte de revenus pour les ventes. Ce compte est un compte du grand livre général de premier niveau, car il collecte toutes les informations sur les ventes par période. Cependant, le grossiste a probablement des comptes clients qui constituent les chiffres des ventes et peuvent être répertoriés dans le grand livre général en plaçant chaque client sur une ligne distincte avec le montant total des ventes pour chaque client pour l’année. Dans le système comptable, le compte des ventes du grand livre général peut être associé à des livres auxiliaires pour chaque client. Les transactions individuelles qui sont spécifiques à ce client seraient enregistrées dans le compte du grand livre auxiliaire du client en tant que détail du montant total enregistré dans le grand livre général.
Les comptes des filiales et du grand livre se vérifient et s’équilibrent mutuellement. La ligne du grand livre que le grand livre auxiliaire détaille est appelée le compte de contrôle. Le total des transactions dans le grand livre auxiliaire doit être égal au montant de la ligne correspondante dans le compte du grand livre afin que les comptes restent en équilibre.