Comme d’autres institutions, les bibliothèques sont méthodiquement organisées pour l’efficacité et le service client. Selon la taille de la collection et le budget, la structure organisationnelle d’une bibliothèque sera dirigée par un seul directeur ou un directeur et quelques directeurs adjoints. Ces professionnels de la bibliothéconomie généralement titulaires supervisent ensuite une ligne de directeurs de département – certains responsables d’une collection ou d’une fonction de recherche particulière, d’autres dédiés à des tâches plus administratives. Tous les autres employés de la bibliothèque relèvent de la supervision de ces cadres intermédiaires.
Un directeur est techniquement le sommet de la structure organisationnelle d’une bibliothèque, même s’il est d’usage que ce directeur réponde devant un conseil d’administration de la bibliothèque. Les membres de cet organe sont souvent nommés par les commissaires de comté élus, ou dans certaines communautés par les électeurs. Pour les bibliothèques rattachées à des établissements d’enseignement, le conseil d’administration de l’école nommera des administrateurs de bibliothèque pour des durées déterminées. Les antécédents de ces administrateurs peuvent varier considérablement, allant des chefs d’entreprise, des avocats et des politiciens prometteurs aux citoyens retraités, aux partisans inconditionnels des bibliothèques et aux leaders de l’éducation.
Le conseil supervise généralement le budget, mais c’est le directeur qui supervise les dépenses quotidiennes de cet argent pour faire avancer la mission de la bibliothèque. Immédiatement sous le directeur et tout directeur adjoint que la bibliothèque peut se permettre se trouve un groupe de gestionnaires. Certains sont responsables des budgets de personnel et d’acquisition dédiés à certaines collections – comme les départements Non-Fiction, Classiques ou Références, ou certaines fonctions – comme les Programmes pour la jeunesse ou l’Éducation des adultes. Un responsable des opérations peut diriger un service de sous-responsables effectuant des tâches telles que la comptabilité, le marketing et les technologies de l’information (IT).
Les grandes bibliothèques avec de vastes collections et un financement généreux auront probablement plus de gestionnaires avec des fonctions plus spécialisées. Une petite bibliothèque de canton peut n’avoir qu’un directeur et une poignée de bénévoles qui se répartissent les nombreuses tâches de la bibliothèque de la manière qui convient le mieux. Les autres tâches ou départements pour lesquels un gestionnaire est souvent affecté dans les grandes bibliothèques comprennent la circulation, le Web, les services d’extension de bibliothèque, la supervision des succursales, les enfants, les personnes âgées, la communauté, la recherche et les activités parascolaires.
Dans toutes les bibliothèques, à l’exception des petites bibliothèques comptant principalement du personnel bénévole, les chefs de service sont placés dans la structure organisationnelle d’une bibliothèque pour superviser les bibliothécaires débutants, les étudiants et le personnel bénévole. Un responsable de la circulation peut superviser une petite armée d’étudiants en bibliothèque ou de bénévoles, chacun ayant la responsabilité de rester organisé et à jour sur une partie particulière de la collection. Par exemple, dans la structure organisationnelle d’une bibliothèque de la taille de celle de l’Université de Chicago, un gestionnaire de collections supervise les membres du personnel responsables de la fiction, de la non-fiction, de l’histoire, etc. Une bibliothèque de moindre moyens, bien sûr, peut avoir un gestionnaire de collections. responsable de chacune des acquisitions de la bibliothèque.
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