Il existe plusieurs méthodes pour organiser la paperasse, selon le type d’informations que l’on essaie de gérer. Par exemple, certaines personnes peuvent avoir besoin d’aide pour gérer le courrier et divers papiers qui arrivent chaque jour dans leur maison. D’autres ont un bureau à domicile désorganisé, avec un mélange déroutant de paperasse vitale et d’encombrement inutile. D’autres personnes encore peuvent avoir leurs papiers bien organisés, mais n’ont tout simplement pas l’espace de stockage pour les garder à l’écart. Il existe des solutions pratiques pour chacun de ces types de problèmes. Beaucoup de gens trouvent que la meilleure option est une combinaison de tri, de purge, de classement et de stockage.
Les experts en organisation ont souvent certaines règles pour organiser la paperasse ou pour apprivoiser le papier. Par exemple, certains professionnels recommandent d’essayer de toucher un morceau de papier le moins de fois possible lorsqu’il s’en occupe. Beaucoup de gens suggèrent d’ouvrir immédiatement le courrier quotidien, puis de décider de le jeter ou de le classer, plutôt que de le mettre dans une pile diverse pour être traité plus tard. Les factures à payer peuvent être organisées en fonction de la date d’échéance, et il peut être utile d’utiliser un calendrier de paiement ou un système de rappel pour éviter les retards de paiement.
Organiser la paperasse au quotidien, à l’aide de certains outils, peut aider quelqu’un à éviter de laisser le désordre s’accumuler. Les articles qui peuvent être utiles dans le traitement des papiers comprennent des paniers ou des plateaux pour le courrier entrant, ainsi que des poubelles et des bacs de recyclage pour jeter les documents indésirables. De petits classeurs ou organisateurs peuvent également être utiles pour les objets que les gens transportent régulièrement avec eux. Par exemple, les personnes qui utilisent des coupons lors de leurs achats pourraient bénéficier d’un organisateur portable de type accordéon.
Lorsqu’elles tentent d’organiser leur bureau à domicile, de nombreuses personnes préfèrent organiser la paperasse en utilisant des classeurs et des armoires, ou des boîtes avec des étiquettes. Après avoir éliminé les éléments inutiles, les documents qui restent au bureau peuvent être triés et classés selon des catégories spécifiques. Des exemples courants de ceux-ci incluent les informations personnelles, les dossiers médicaux et les informations financières. Des conteneurs en carton ou en plastique robustes peuvent être utiles pour le stockage à long terme de documents qui n’ont pas besoin d’être consultés régulièrement.
Un conseil supplémentaire pour organiser la paperasse est de réduire la quantité réelle de papier dans la maison. De nombreux documents peuvent être numérisés et stockés sur un ordinateur ou un disque dur externe. On peut également créer des fichiers informatiques pour les budgets et autres registres des ménages, éliminant ainsi l’excès de papier. Si nécessaire, des copies papier des documents peuvent être imprimées en cas de besoin. Un coffre-fort personnel ou un coffre-fort est souvent recommandé pour stocker des documents irremplaçables ou officiels.