Il existe de nombreuses procédures de traitement des espèces différentes qui peuvent être établies par une entreprise ou une organisation pour les personnes impliquées dans le comptage, le traitement et la supervision des espèces pour cette entreprise. Les procédures générales courantes comprennent l’utilisation de caméras pour surveiller les zones où l’argent liquide est fréquemment manipulé, l’utilisation d’un coffre-fort contre de l’argent liquide et des politiques concernant les personnes qui y ont accès. Il existe également des procédures de traitement des espèces plus spécifiques qui peuvent être envisagées, telles que qui doit être présent pour annuler une transaction, les moyens d’accès à une caisse enregistreuse par les employés et les qualifications requises pour les employés qui manipulent des espèces pour une entreprise.
Les procédures de traitement des espèces sont généralement des règles et des politiques établies par une entreprise ou une agence qui impliquent une manipulation fréquente d’espèces. Les entreprises de vente au détail, par exemple, établissent souvent un certain nombre de procédures pour les caissiers, les gestionnaires et les autres associés impliqués dans la gestion quotidienne des espèces. Une politique de traitement des espèces solide et efficace peut aider à prévenir le vol des employés et des clients, ainsi que les pertes accidentelles dues à une mauvaise comptabilisation de l’argent.
La plupart des entreprises et des agences établissent des procédures spécifiques de traitement des espèces en fonction des besoins de l’entreprise, bien que certaines procédures et politiques générales soient assez courantes. Les entreprises qui manipulent quotidiennement beaucoup d’argent liquide utilisent souvent des coffres-forts verrouillés et stockés dans une pièce verrouillée. Même de petites quantités d’argent liquide peuvent être conservées dans une boîte verrouillée et sécurisées dans un tiroir ou un classeur verrouillé pour une manipulation plus sûre des espèces.
Les procédures de traitement des espèces indiquent généralement qui a accès à la clé de cette pièce ou de cette armoire, et cette personne est souvent différente de celle qui connaît la combinaison du coffre-fort. Ces deux personnes sont généralement différentes de la personne qui compte réellement l’argent dans le coffre-fort. Ces procédures de traitement des espèces offrent une plus grande stratification des personnes ayant accès à des espèces, ce qui peut aider à empêcher une seule personne de voler de l’argent à une entreprise ou à une organisation.
De nombreuses entreprises de vente au détail établissent des procédures de traitement des espèces pour les caissiers, qui sont souvent conçues pour empêcher le vol à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Cela peut inclure l’utilisation de noms d’utilisateur et de mots de passe pour accéder à un registre, ce qui empêche d’autres employés et clients d’ouvrir un registre sans surveillance. De même, de nombreuses entreprises exigent qu’un gestionnaire ou un superviseur soit présent lorsqu’une transaction inhabituelle est effectuée, comme l’annulation d’un achat ou l’émission d’un remboursement important. Les entreprises effectuent également fréquemment des vérifications des antécédents ou de la solvabilité des employés qui peuvent manipuler de l’argent liquide, pour s’assurer qu’ils sont plus susceptibles d’être dignes de confiance.