Chaque processus d’achat utilise quatre étapes de base : détermination du besoin, appel d’offres, achat et évaluation. Chaque étape peut avoir plusieurs composants, dont certains peuvent ne pas s’appliquer à chaque achat. Souvent, les étapes sont complétées avec désinvolture et dans un laps de temps très court. Dans d’autres, chaque étape est formalisée et peut prendre un temps considérable.
Dans l’étape de détermination du besoin du processus d’achat, l’acheteur potentiel évalue ses besoins. Cela comprend l’identification de ce qu’il veut accomplir, quel sera son budget de dépenses et quelles fonctionnalités sont nécessaires et souhaitées. Cette étape peut également inclure la recherche de produits pour découvrir des possibilités et des options dont l’acheteur ne se rend peut-être pas compte.
La détermination du besoin se produit, que la décision soit aussi simple qu’un homme qui veut acheter un déjeuner ou aussi complexe qu’un responsable informatique évaluant un nouveau système de gestion comptable intégré. L’homme en quête de déjeuner déterminera très rapidement ses besoins. Il sait peut-être qu’il a besoin de nourriture, qu’il veut dépenser un certain montant, qu’il n’a que 30 minutes pour déjeuner et qu’il est d’humeur pour une salade. Le responsable informatique peut avoir besoin de s’entretenir avec un certain nombre de parties pour déterminer les besoins et les contraintes avant de pouvoir passer à la phase suivante.
Dans la phase d’appel d’offres du processus d’achat, l’acheteur recherche les fournisseurs disponibles et demande les prix. Cela peut être aussi simple que le déjeuner qui utilise son budget pour déterminer qu’il a besoin de fréquenter un restaurant de restauration rapide, puis parcourt une liste mentale de ces établissements à proximité de son lieu de travail. Le responsable informatique recherchera probablement les logiciels et les fournisseurs disponibles, lancera une demande de proposition, puis évaluera les offres pour déterminer celle qui correspond le mieux aux besoins de son entreprise.
La troisième phase du processus d’achat est l’achat proprement dit. Pour l’homme qui achète le déjeuner, c’est aussi simple que de commander sa nourriture, de payer à la fenêtre et de partir en voiture. Pour le responsable informatique, cela peut inclure la négociation des prix, l’obtention de l’approbation d’achat, la signature des contrats, la réception du produit et le paiement de la facture.
Le processus d’achat se termine généralement par la phase d’évaluation. C’est là que l’acheteur détermine s’il a fait un bon achat et s’il conservera le produit ou fera à nouveau affaire avec le vendeur. Pour le déjeuner, cela signifie prendre son repas et décider s’il est bon. Pour le responsable informatique, cela signifie évaluer l’efficacité du système dans le temps. Dans certains cas, cette phase du processus peut entraîner l’invocation de garanties ou de garanties et peut même conduire à un retour de produit ou à une demande de remboursement.