La meilleure façon de suivre les actifs mobiles consiste à utiliser des contrôles de gestion des stocks appropriés et des applications d’inventaire informatique automatisées. Ce processus nécessite l’audit et la documentation des actifs, ce qui comprend le marquage de chaque équipement avec des étiquettes d’identification. Ces balises utilisent un numéro unique pour chaque élément. Le numéro doit être saisi dans une application mobile de suivi des actifs, où il peut être enregistré et suivi pour de futurs audits.
L’un des conseils les plus importants pour le suivi des actifs mobiles est le balisage et le marquage appropriés de l’inventaire des actifs. Cela permet de garantir que l’inventaire nouvellement acheté est attribué aux employés de l’entreprise. Lorsqu’un nouvel appareil est acheté, il doit être immédiatement étiqueté avec un numéro d’identification. Lorsque l’appareil est attribué à une personne, la date et le nom de la personne désignée doivent être suivis avec le numéro d’identification dans un système de suivi des actifs.
Un système de suivi des actifs mobiles doit utiliser des étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID) spéciales pour suivre l’équipement. Il s’agit d’une étiquette électronique à code à barres qui permet aux ordinateurs de lire le numéro d’identification à l’aide de scanners électroniques. La technologie RFID est utilisée dans la plupart des magasins de détail pour lire et charger les marchandises aux caisses.
Il est également important de s’assurer que les procédures d’inventaire appropriées sont suivies pour l’équipement nouvellement acheté. Chaque fois qu’un nouvel actif est acheté, il doit être suivi et stocké dans une zone sûre gérée par un gardien de l’équipement. Ces produits doivent être immédiatement étiquetés avec un numéro d’identification et stockés dans une salle de stockage des équipements sécurisée.
Il est important d’avoir un emplacement cohérent pour les étiquettes d’identification sur tous les actifs mobiles. Généralement, le meilleur endroit pour placer une étiquette d’identification sur les appareils mobiles est dans le compartiment de la batterie. Cela garantit que l’étiquette se trouve dans une zone discrète et qu’elle est difficile à retirer. L’utilisation d’un emplacement cohérent permet aux futurs auditeurs de trouver et d’enregistrer plus facilement le numéro d’identification de chaque actif.
Un suivi efficace des actifs mobiles nécessite un audit annuel de l’équipement. C’est l’occasion de vérifier que les actifs sont attribués à la bonne personne dans le système de suivi et de s’assurer que tout l’équipement est opérationnel. La plupart des entreprises planifient des audits d’inventaire pendant la saison de préparation des déclarations de revenus pour s’assurer que le processus se déroule une fois par an.
Lorsque les actifs mobiles deviennent défectueux ou cassés, ils sont normalement remplacés par un nouvel équipement. Au cours de ce processus d’échange, l’actif doit être marqué comme étant éliminé dans le système de suivi des actifs mobiles. Cela garantit que le système d’inventaire est maintenu et précis pour les audits annuels.
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