Le rapprochement des cartes de crédit est le processus consistant à faire correspondre les relevés de crédit avec les reçus pour trouver et corriger les écarts. Il existe de nombreuses façons de gérer ce processus, à l’aide de logiciels avancés, de comptables attentifs ou même d’une calculatrice fiable. Tenir de bons registres et vérifier fréquemment les relevés est souvent recommandé par les experts financiers comme le meilleur moyen de gérer les problèmes de rapprochement des cartes de crédit.
La première des nombreuses étapes importantes du rapprochement des cartes de crédit consiste à obtenir un relevé bancaire ou de carte de crédit. Il peut s’agir d’un relevé papier envoyé par la poste à un titulaire de compte ou d’un relevé en ligne disponible sur le site Web du prêteur ou de la banque. Habituellement, les relevés sont remis une fois par mois, mais peuvent être émis plus souvent à la demande du titulaire du compte. Les personnes disposant d’options bancaires en ligne peuvent obtenir un relevé à jour à tout moment en se connectant simplement à leur compte en ligne.
Il est important de conserver les reçus qui peuvent être vérifiés par rapport à un relevé de carte de crédit. Assurez-vous de toujours demander un reçu lorsque vous payez avec une carte de crédit et essayez de les organiser par date. Pour les transactions en ligne ou celles qui n’émettent pas de reçus, tenez un registre du montant dépensé et de la date d’achat. De nombreuses entreprises ont un nom différent à des fins de facturation que celui de leur magasin ou de leur exploitation; Par exemple, l’achat d’un hot-dog lors d’un carnaval peut entraîner l’inscription des frais à Bob&Co Amusements, le propriétaire, plutôt qu’à Hot Dog A-Go-Go. Tant que le total et la date correspondent aux reçus, on peut généralement supposer qu’il s’agit d’une correspondance.
Une fois le relevé disponible et les reçus organisés, le véritable processus de rapprochement des cartes de crédit commence. Vérifiez le relevé et assurez-vous que les reçus correspondent au total et à la date. Les erreurs sont assez courantes dans l’industrie des cartes de crédit, et il peut être surprenant de trouver le nombre d’erreurs commises. Encerclez ou mettez en surbrillance tout écart et préparez-vous à contacter la société émettrice de la carte de crédit et à demander le remboursement d’une transaction non autorisée. Différents établissements de crédit ont des politiques différentes concernant le rapprochement des cartes de crédit ; essayez de trouver une organisation avec des politiques clémentes en matière de retour d’argent.
Certaines personnes utilisent un logiciel de rapprochement ou obtiennent une aide professionnelle pour le rapprochement des cartes de crédit. Les logiciels permettent la synchronisation d’un relevé avec les reçus et suppriment tous les calculs mathématiques du processus. Ces programmes sont également excellents pour les entreprises qui traitent de grandes quantités de transactions par carte de crédit, car ils peuvent rapidement créer un lien entre les systèmes de caisse enregistreuse et les distributeurs de cartes de crédit, en s’assurant que le total de l’achat est le même que celui facturé. Les comptables professionnels peuvent gérer le processus pour les clients et seront en mesure d’enquêter sur tout écart et de fournir la documentation qui peut être remise au créancier afin d’obtenir un remboursement.